Administrer un campus comptant des milliers d'utilisateurs et des dizaines — parfois des centaines — de salles actives en même temps rend impraticable toute tâche qui doit se faire salle par salle, utilisateur par utilisateur. Les outils en masse existent justement pour cela : pour qu'une action qui prend une minute dans une salle ne prenne pas des semaines lorsqu'il faut l'appliquer à grande échelle.
Ce document cherche à ajouter, à la référence technique de chaque outil, le discernement d'usage que seule apporte l'expérience d'administrer un campus réel : quand privilégier chacun d'eux, avec quel autre le combiner, et quelles précautions prendre avant de confirmer une action qui peut être irréversible.
C'est un document vivant : de nouveaux outils et de nouveaux cas d'usage viendront s'y ajouter au fur et à mesure qu'ils apparaîtront.
👥 Utilisateurs
Activer des apprenants en masse
Active des apprenants dans les salles choisies, sans avoir à le faire salle par salle.
C'est un outil très polyvalent. De nombreux projets utilisent des systèmes de gestion externes qui contrôlent l'accès aux salles : dans ces cas, on peut importer les utilisateurs désactivés, en prenant le temps et en toute tranquillité, puis les activer tous en quelques secondes le moment venu. Il sert aussi à déplacer ponctuellement des personnes d'une salle à une autre : on les inscrit (par fichier) dans la nouvelle salle, et avec ce même outil — en mode désactivation — on les retire de la salle d'origine. Dans les projets payants, il permet de désactiver (sans supprimer) ceux qui ont des impayés, sans perdre leur historique. Et dans les propositions à calendriers individuels, il permet de désactiver ceux qui ont déjà réussi sans affecter le reste de la salle.
Mettre à jour les données des utilisateurs en masse
Met à jour les données d'utilisateurs existants à partir d'un fichier : on télécharge un modèle, on ne modifie que ce qui change (cellule vide = on n'y touche pas), on téléverse le fichier et on vérifie les changements avant de les appliquer.
Point important : les données d'un utilisateur ne dépendent pas de la salle dans laquelle il est inscrit, ce sont des données de l'utilisateur au niveau du campus. Et il est indispensable d'avoir toujours sous la main l'ID utilisateur — sans cela, aucune mise à jour n'est possible.
→ Lire l'article complet : Mise à jour massive des données
Assigner des tuteurs et des coordinateurs
À l'aide d'un fichier CSV à deux colonnes (id_usuario / id_curso), assigne en une seule fois des coordinateurs (profil 3) ou des tuteurs (profil 2, avec la gestion des courriels de la salle à leur charge).
Très utile en début de formation : peu importe le nom fantaisiste que chaque campus donne à ces rôles, ce qui compte c'est la fonction — ce sont les personnes qui vont administrer la salle. Les autorisations exactes que cela active dépendent de la configuration de chaque campus.
Désactiver des utilisateurs en masse
Désactive des utilisateurs dans les salles choisies. Peut s'appliquer à l'aide d'un fichier (un ID par ligne) ou en indiquant le profil et la condition des utilisateurs.
Se complète avec Activer des apprenants en masse (pour réactiver si besoin) et avec Supprimer les utilisateurs désactivés (comme étape finale de nettoyage). Ce qui fait la différence n'est pas l'action en elle-même, mais le fait de pouvoir la réaliser en une seule étape sur plusieurs salles à la fois. Cas typique : la fin d'une formation, où l'on veut que la salle reste active et visible pour réviser le contenu, mais que les utilisateurs ne puissent plus continuer à participer.
Envoyer des certificats en masse
Permet d'envoyer des certificats à plusieurs utilisateurs dans plusieurs salles en une seule fois, par fichier ou à « tous ceux qui suivent la formation », avec des filtres par date ou par avancement à 100 %. Dispose d'un Historique des envois pour suivre l'état lorsqu'il y a beaucoup de courriels.
Si le campus propose des cours variés et qu'un utilisateur est inscrit dans deux salles — il a réussi l'une et pas l'autre — et que l'on utilise un fichier (au lieu du filtre par salle), le système peut finir par envoyer le certificat des deux cours. Il faut définir avec soin le critère le plus optimal selon la proposition : s'il est émis à 100 % d'avancement, par date de fin, etc.
L'atout : il reste une trace de qui a reçu le certificat et de qui ne l'a pas reçu, avec les motifs — ce qui permet de résoudre les cas en attente au lieu de les perdre de vue.
Remplacer le responsable de contenus
Transfère en masse les responsabilités d'un utilisateur à un autre : gestion des courriels de la salle, responsable d'unité, propriétaire d'évaluation ou d'activité. La destination doit être webmestre ou administrateur actif dans toutes les salles concernées. L'opération est auditée dans Analytique → Audit.
On ne parle pas de n'importe quel utilisateur : on parle précisément de celui qui a la petite étoile bleue dans la liste de la salle, l'icône qui indique qu'il a du contenu lié à son nom. L'intérêt de cet outil est de transférer cet utilisateur sans perdre le contenu qui lui est lié (les notes déjà saisies suivent le nouveau responsable). Il vaut la peine d'analyser au cas par cas les questions de propriété des contenus avant de décider à qui transférer.
Le courrier interne et les messages dans les forums, par exemple, ne sont pas liés à cette action : ils ne suivent pas le nouveau responsable.
📚 Contenus
Gestion des unités (Synchroniser les salles / Copier des unités)
Ce sont en réalité deux fonctions distinctes réunies au même endroit :
Synchroniser les salles (l'action de masse) : dépend de l'existence d'une salle « maîtresse » (identifiée par défaut parce que son nom contient « BASE ») et de plusieurs salles « dupliquées ». La relation maîtresse↔dupliquées ne se définit pas par le nom de la salle, mais par une description identique entre elles. Elle compare les unités par nom et affiche, salle par salle, combien il en reste à synchroniser. On peut tout copier d'un coup ou choisir manuellement quelles unités et quelles salles inclure. Elle est plafonnée à 100 copies par exécution, et on ne peut pas lancer deux synchronisations en même temps.
Copier des unités (au cas par cas) : on choisit manuellement une salle d'origine et une salle de destination précises, sans dépendre de « BASE » ni des descriptions. C'est l'option pour un cas isolé, pas pour de grands lots.
💡Combo de correction
Si une synchronisation a copié des unités par erreur dans de nombreuses salles, pas besoin de tout défaire salle par salle. On utilise l'outil de masse Supprimer des unités (voir la section Maintenance) pour retirer ces unités de toutes les salles concernées en un seul lot.
⚠️ Avant de l'utiliser pour corriger : copiez la description de l'unité à supprimer (Supprimer des unités recherche justement par description) et notez les ID des salles incluses dans la sélection, pour éviter que la salle BASE ou des salles de lots antérieurs ne s'y glissent par erreur. C'est un outil qui ne pardonne pas : l'utiliser avec soin et double vérification avant de confirmer.
Il faut aussi que la salle de destination compte au moins un utilisateur avec le profil P (professeur/tuteur) pour pouvoir l'assigner comme responsable de l'unité copiée ; s'il n'y en a aucun, cette copie précise échoue mais le reste du lot se poursuit.
Désactiver des formulaires en masse
Désactive des enquêtes dans plusieurs salles de manière massive, selon les critères sélectionnés.
Très utile lorsque le même formulaire — une enquête de satisfaction, un formulaire d'inscription — est répliqué dans plusieurs salles et qu'il faut le fermer partout en même temps, sans aller salle par salle.
Téléchargement en masse des remises d'activités
Télécharge dans un ZIP les remises d'activités avec leurs pièces jointes, organisées par cours, activité et numéro de remise, dans jusqu'à 10 salles à la fois. Permet de ne télécharger que la dernière remise de chaque apprenant/groupe, et de générer un index (Excel ou HTML) qui liste tout ce qui a été téléchargé.
Particulièrement utile pour les établissements qui ont besoin de conserver des remises à valeur documentaire : salles de dépôt de thèses, travaux de fin d'études, mémoires. L'information est téléchargée de façon très détaillée — par salle, par utilisateur et par groupe de travail — ce qui la rend adaptée comme archive institutionnelle, et pas seulement comme un simple téléchargement de travail.
🛠️ Maintenance
Analyse des matériels du référentiel
Génère un rapport des objets du Référentiel (en filtrant par date, type, auteur, catégorie, titre ou mots-clés) et permet de ne cocher que ceux qui n'ont aucune liaison — des matériels qui ne sont plus utilisés dans aucune salle. Sur ces « candidats », on peut sélectionner et supprimer. Le rapport peut être téléchargé en Excel avant de supprimer quoi que ce soit.
Ce n'est pas seulement une hygiène technique : les matériels inutilisés occupent de l'espace disque, et les serveurs sont une ressource coûteuse — garder le référentiel léger a un impact direct sur les coûts, et c'est au passage plus durable.
💡Plus que supprimer : inventorier
Cette recherche sert aussi d'inventaire : en passant en revue ce qui a été chargé, on peut retrouver des « pépites » oubliées — des matériels qui ont bien une liaison avec une salle (et qui pour cette raison n'apparaissent pas comme candidats à la suppression) mais que, dans les faits, plus personne n'utilise. Le filtre « sans liaisons » ne les montrera pas, il vaut donc la peine de parcourir le rapport complet de temps en temps, et pas seulement les candidats à la suppression.
Supprimer courriels et pièces jointes
Supprime les courriels internes (complets) ou seulement leurs pièces jointes, de plusieurs salles à la fois, du plus ancien jusqu'à une date limite que l'on définit. Par défaut, la date limite est la date actuelle — si on ne la change pas, on emporte tout.
⚠️Action irréversible
C'est irréversible depuis l'administration ; pour revenir en arrière, il faut le demander au support. Cela n'a de sens que lorsqu'il faut effectivement libérer de l'espace — pas comme un nettoyage préventif de routine.
Supprimer les utilisateurs désactivés en masse
Supprime les utilisateurs désactivés dans les salles sélectionnées, en filtrant par profil. Si l'utilisateur n'a pas d'autres salles en dehors de celles sélectionnées, il disparaît complètement du campus.
⚠️Action sans retour en arrière
Peu importe le rôle : si l'utilisateur supprimé est un enseignant, tous les matériels qu'il a chargés sont perdus, sans exception — le contenu ne reste pas orphelin et n'est pas réassigné, il disparaît avec lui. Voir aussi l'outil Supprimer des unités, dans la section Contenus, au sein de Gestion des unités.
💡 Recommandation pour les grands établissements: Lorsque plusieurs personnes partagent une même chaire ou une même équipe, il vaut mieux créer des utilisateurs génériques (par chaire, pas par personne) plutôt que des utilisateurs individuels par enseignant. Si quelqu'un part à la retraite ou quitte l'équipe, il n'est pas nécessaire de maintenir son utilisateur actif « parce qu'il a tout le matériel chargé » — le matériel reste sur l'utilisateur générique, qui continue d'être utilisé. De plus, le contenu reste associé au rôle et non à la personne, ce qui est aussi plus propre sur le plan institutionnel.
Besoin d'un coup de main sur un cas précis avant d'exécuter un outil de masse ? Écrivez à soporte@educativa.com et nous l'analysons ensemble.
Équipe educativa / Administration de campus