Les statistiques vous disent combien le campus est utilisé. Mais souvent la question est plus concrète : qui a fait quoi, quand et où ? C'est à cela que sert l'Analytique, et il vaut la peine de la parcourir à l'envers : non pas à partir du rapport que vous allez extraire, mais à partir de ce que vous avez besoin de découvrir.
Dans l'onglet Analytique cohabitent le résumé et le détail. Les Statistiques et les Rapports avancés vous montrent la vue d'ensemble : l'utilisation générale du campus, l'espace disque, l'activité des salles. C'est la vue de la forêt. Mais lorsque vous devez suivre un arbre précis —une personne, une action, une date— l'endroit est Utilisateurs, Activité et, surtout, Audit.
Parcourons ces trois à partir des questions qui reviennent le plus souvent dans l'administration.
🔎Avez-vous besoin de savoir ce qu'une personne (ou plusieurs) a fait sur le campus ?
C'est le domaine du sous-menu Utilisateurs. Vous accédez à un écran de filtres où vous pouvez restreindre par utilisateur (la recherche porte sur l'identifiant, le prénom et le nom), profil (il liste ceux qui ont ce rôle dans au moins une salle), statut (activés, désactivés ou tous) et une plage de dates. Un détail clé : les dates ne changent pas qui apparaît dans la liste, elles n'affectent que les colonnes Interactions et Dernière interaction.
La liste vous montre chaque utilisateur avec ses inscriptions, ses interactions et sa dernière activité. Et pour chaque ligne vous disposez de deux boutons qui sont le cœur de cette section : générer le rapport de traçabilité ou celui de participation. Si vous cliquez sur le nom, vous accédez à la vue filtrée de l'utilisateur, avec toutes ses salles et la possibilité de générer les mêmes rapports salle par salle.
Le rapport de traçabilité reconstitue l'activité étape par étape. Et il la reconstitue vraiment : si vous filtrez uniquement par utilisateur, apparaissent aussi ses déplacements hors des salles —l'accès au campus, le Bureau— et même des enregistrements dans des salles auxquelles il n'appartient plus ou qui ont été supprimées. C'est la meilleure réponse quand quelqu'un demande « qu'est-il arrivé à cet utilisateur ? ».
📊Voulez-vous mesurer comment elle a participé, et pas seulement si elle s'est connectée ?
Alors c'est le rapport de participation que vous cherchez, généré depuis les mêmes écrans. Au lieu de « ce qu'elle a fait », il répond « combien et où elle s'est impliquée » : progression, interactions, première et dernière interaction, temps d'utilisation estimé et nombre de courriels envoyés, ventilé par sections de la salle.
Cette ventilation par sections est ce qui le rend utile pour le suivi pédagogique. Dans les forums, il compte non seulement les sujets, mais dans combien la personne est intervenue et combien d'interventions elle a faites ; dans les wikis, dans combien elle a laissé au moins une modification ; et de même avec les fichiers, sites, enquêtes ou annonces, en distinguant ce qui existe de ce que cet utilisateur a chargé.
Une précision utile pour bien lire les chiffres : le temps d'utilisation estimé retient au maximum 30 minutes entre deux clics. Si quelqu'un laisse l'onglet ouvert, ce temps mort n'est pas compté.
📉Quelqu'un est-il en train de décrocher ?
C'est à cela que sert le menu Activité, pensé pour examiner les conditions d'accès. Il vous permet de filtrer par utilisateurs sans accès et par utilisateurs qui ne se connectent plus depuis N jours, et renvoie la liste avec le nom, l'e-mail et les inscriptions de chacun.
C'est l'outil de suivi par excellence : il détecte à temps celui qui décroche du parcours. Et comme chaque Id est un lien direct vers la vue de l'utilisateur, vous pouvez passer de « cette personne ne s'est pas connectée depuis 20 jours » à voir son détail complet en un clic.
Le cœur de cette note
🛡️Avez-vous besoin de savoir qui a réalisé une action donnée dans l'administration, et quand ?
Nous entrons ici dans l'Audit, là où l'Analytique cesse de regarder les participants et commence à nous regarder, nous qui administrons. C'est le registre des actions réalisées dans l'administration par les utilisateurs autorisés à y accéder. En clair : qui a touché à quoi.
Le filtre est sobre et puissant. Vous indiquez —si vous le souhaitez— un utilisateur, choisissez les processus que vous voulez examiner et une plage de dates. Le résultat vous montre, pour chaque action, le nombre de fois où elle a été réalisée ; et en cliquant sur ce nombre, vous voyez exactement lesquelles. Il convient de bien restreindre les filtres : un rapport énorme est difficile à lire et lourd pour le serveur.
Ce qui est intéressant, c'est tout ce qui reste enregistré. Ce n'est pas seulement « une salle a été modifiée ». L'éventail des actions auditables comprend, entre autres :
- Salles et utilisateurs : créations, suppressions et modifications ; activer/désactiver ; copier des salles ; copier, déplacer, inscrire et importer des utilisateurs entre salles.
- Programme : création, modification et suppression d'unités, textes, supports d'étude, activités, évaluations, enquêtes, débats, paquets SCORM et ressources LTI.
- IA / Cours tutoré : entraîner et réentraîner le tuteur, annuler des entraînements, actions en masse et changements de configuration (tuteur virtuel, OpenAI, Azure, Edu GPT).
- Communication et certificats : envoi de certificats (en masse ou individuel), messages en masse, avis de suivi et avis en masse d'actualités et de forums.
À cela s'ajoutent des outils comme réattribuer le responsable des contenus, purger le référentiel ou changer la langue globale de l'administration. C'est, dans les faits, la mémoire institutionnelle de ce qui se fait en coulisses : inestimable lorsqu'il faut reconstituer un changement, dissiper un doute ou simplement savoir clairement qui a décidé quoi.
Un détail à garder à l'esprit : les rapports d'Audit sont fournis avec les dates selon l'utilisateur qui les génère. À prendre en compte si vous comparez des enregistrements entre plusieurs personnes.
⚙️Quatre bonnes pratiques valables pour tout l'onglet
Filtrez toujours au maximum. Un rapport très volumineux est difficile à analyser et très exigeant pour le serveur. N'extrayez pas tout si vous allez regarder une seule personne.
Restreignez par date. Il est rarement utile de remonter six mois pour voir ce qui s'est passé il y a deux jours.
Choisissez le bon horaire. Il vaut mieux générer les rapports aux moments de faible utilisation ; évitez la tranche de 18 h, qui est généralement la plus fréquentée.
Pensez à l'historique. Par défaut, on consulte jusqu'à six mois en arrière (extensible temporairement via le support). Pour une année, il vaut mieux générer deux rapports, un par semestre. Les sorties de traçabilité et de participation arrivent au format xlsx.
Le résumé n'est pas remplacé : il est complété
Les Statistiques et les Rapports avancés restent le point de départ pour comprendre le pouls du campus. Ce qu'Utilisateurs, Activité et Audit ajoutent, c'est la capacité de descendre au cas concret : suivre une personne, rattraper celui qui décroche et savoir avec précision qui a fait chaque chose dans l'administration. C'est la différence entre regarder la forêt et pouvoir suivre l'arbre.
Et si à un moment le résultat ne vous suffit pas —vous avez besoin d'un détail supplémentaire, vous ne trouvez pas une action que vous voulez auditer ou vous souhaitez de l'aide pour interpréter ce que vous voyez— écrivez à soporte@educativa.com en indiquant les filtres utilisés et l'action qui vous pose question.
L'équipe educativa / Service Support educativa