Die Verwaltung eines Campus mit Tausenden von Benutzern und Dutzenden – manchmal Hunderten – gleichzeitig aktiven Kursräumen macht jede Aufgabe, die Kursraum für Kursraum, Benutzer für Benutzer erledigt werden müsste, praktisch undurchführbar. Genau dafür gibt es die Massenwerkzeuge: damit eine Aktion, die in einem einzelnen Kursraum eine Minute dauert, nicht Wochen in Anspruch nimmt, wenn man sie in großem Maßstab anwenden muss.
Dieses Dokument möchte die technische Referenz jedes einzelnen Werkzeugs um jenes Anwendungswissen ergänzen, das nur die Erfahrung mit der Verwaltung eines realen Campus vermittelt: wann sich der Einsatz welches Werkzeugs empfiehlt, mit welchem anderen es sich kombinieren lässt und welche Vorsichtsmaßnahmen zu treffen sind, bevor man eine möglicherweise unwiderrufliche Aktion bestätigt.
Es handelt sich um ein lebendiges Dokument: Nach und nach kommen neue Werkzeuge und neue Anwendungsfälle hinzu, sobald sie auftauchen.
👥 Benutzer
Teilnehmer massenweise aktivieren
Aktiviert Teilnehmer in den ausgewählten Kursräumen, ohne dass dies Kursraum für Kursraum geschehen muss.
Es ist ein sehr vielseitiges Werkzeug. Viele Projekte nutzen externe Verwaltungssysteme, die den Zugang zu den Kursräumen steuern: In solchen Fällen kann man die Benutzer in aller Ruhe und mit Zeit im Voraus deaktiviert anlegen und sie im entscheidenden Moment alle innerhalb von Sekunden aktivieren. Es eignet sich auch, um einzelne Personen von einem Kursraum in einen anderen zu verschieben: Man schreibt sie (per Datei) im neuen Kursraum ein und entfernt sie mit demselben Werkzeug – im Deaktivierungsmodus – aus dem ursprünglichen Kursraum. Bei kostenpflichtigen Projekten lassen sich damit säumige Zahler deaktivieren (ohne sie zu löschen), ohne ihren Verlauf zu verlieren. Und bei Angeboten mit individuellen Zeitplänen können diejenigen deaktiviert werden, die bereits bestanden haben, ohne den Rest des Kursraums zu beeinträchtigen.
Benutzerdaten massenweise aktualisieren
Aktualisiert die Daten bestehender Benutzer anhand einer Datei: Man lädt eine Vorlage herunter, bearbeitet nur das, was sich ändert (leere Zelle = wird nicht angerührt), lädt die Datei hoch und überprüft die Änderungen, bevor sie angewendet werden.
Wichtiger Hinweis: Die Daten eines Benutzers hängen nicht von dem Kursraum ab, in dem er eingeschrieben ist – es sind Daten des Benutzers auf dem Campus. Und es ist unerlässlich, immer die Benutzer-ID zur Hand zu haben – ohne sie ist keine Aktualisierung möglich.
→ Den vollständigen Beitrag lesen: Massen-Datenaktualisierung
Tutoren und Koordinatoren zuweisen
Mit einer CSV-Datei mit zwei Spalten (id_usuario / id_curso) weist man in einem einzigen Durchgang Koordinatoren (Profil 3) oder Tutoren (Profil 2, mit der Verwaltung der Kursraum-Mails in ihrer Verantwortung) zu.
Sehr nützlich zu Beginn eines Kurses: Es kommt nicht auf die Fantasiebezeichnung an, die jeder Campus diesen Rollen gibt, sondern auf die Funktion – es sind die Personen, die den Kursraum verwalten werden. Welche genauen Berechtigungen das freischaltet, hängt von der Konfiguration des jeweiligen Campus ab.
Benutzer massenweise deaktivieren
Deaktiviert Benutzer in den ausgewählten Kursräumen. Kann mit einer Datei (eine ID pro Zeile) oder durch Angabe von Profil und Zustand der Benutzer angewendet werden.
Es ergänzt sich mit Teilnehmer massenweise aktivieren (um bei Bedarf wieder zu aktivieren) und mit Deaktivierte Benutzer löschen (als abschließender Bereinigungsschritt). Der Mehrwert liegt nicht in der Aktion selbst, sondern darin, sie in einem einzigen Schritt über mehrere Kursräume gleichzeitig ausführen zu können. Typischer Fall: der Kursabschluss, bei dem der Kursraum aktiv und sichtbar bleiben soll, um die Inhalte zu wiederholen, die Benutzer aber nicht mehr weiter teilnehmen können sollen.
Zertifikate massenweise versenden
Ermöglicht das Versenden von Zertifikaten an mehrere Benutzer in mehreren Kursräumen auf einmal, per Datei oder an „alle Teilnehmenden“, mit Filtern nach Datum oder 100 % Fortschritt. Verfügt über einen Versandverlauf, um den Status zu verfolgen, wenn es sich um viele E-Mails handelt.
Wenn der Campus ein Angebot mit unterschiedlichen Kursen hat und ein Benutzer in zwei Kursräumen eingeschrieben ist – einen hat er bestanden, den anderen nicht – und man eine Datei verwendet (statt des Filters nach Kursraum), kann das System am Ende das Zertifikat für beide Kurse versenden. Man muss je nach Angebot sorgfältig das optimale Kriterium festlegen: ob nach 100 % Fortschritt, nach Abschlussdatum usw. ausgestellt wird.
Das Wertvolle daran: Es bleibt eine Aufzeichnung darüber, wer das Zertifikat erhalten hat und wer nicht, samt Gründen – so lassen sich die offenen Fälle klären, statt sie aus den Augen zu verlieren.
Inhaltsverantwortlichen ersetzen
Überträgt die Verantwortlichkeiten eines Benutzers massenweise auf einen anderen: Verwaltung der Kursraum-Mails, Verantwortlicher einer Einheit, Eigentümer einer Bewertung oder Aktivität. Das Ziel muss in allen betroffenen Kursräumen aktiver Webmaster oder Administrator sein. Die Aktion wird unter Analytik → Audit protokolliert.
Wir sprechen hier nicht von einem beliebigen Benutzer: Wir sprechen ganz konkret von einem, der in der Kursraumliste das blaue Sternchen hat, das Symbol, das anzeigt, dass mit seinem Namen Inhalte verknüpft sind. Der Wert dieses Werkzeugs besteht darin, diesen Benutzer zu übertragen, ohne die mit ihm verknüpften Inhalte zu verlieren (bereits eingetragene Bewertungen wandern mit dem neuen Verantwortlichen mit). Es lohnt sich, die Fragen des Inhaltseigentums Fall für Fall zu prüfen, bevor man entscheidet, an wen übertragen wird.
Die interne Post und die Beiträge in den Foren zum Beispiel werden durch diese Aktion nicht verknüpft: Sie wandern nicht zum neuen Verantwortlichen mit.
📚 Inhalte
Einheitenverwaltung (Kursräume synchronisieren / Einheiten kopieren)
Es handelt sich in Wirklichkeit um zwei unterschiedliche Funktionen an derselben Stelle:
Kursräume synchronisieren (die Massenfunktion): setzt voraus, dass ein „Master“-Kursraum existiert (standardmäßig daran erkennbar, dass sein Name das Wort „BASE“ enthält) sowie mehrere „duplizierte“ Kursräume. Die Beziehung Master↔Duplikate wird nicht über den Kursraumnamen definiert, sondern über eine identische Beschreibung zwischen ihnen. Es vergleicht Einheiten nach Namen und zeigt Kursraum für Kursraum an, wie viele noch zu synchronisieren sind. Man kann alles auf einmal kopieren oder manuell auswählen, welche Einheiten und welche Kursräume einbezogen werden. Es gibt eine Obergrenze von 100 Kopien pro Ausführung, und es können nicht zwei Synchronisierungen gleichzeitig laufen.
Einheiten kopieren (einzeln): Man wählt manuell einen bestimmten Ausgangs- und einen Ziel-Kursraum aus, ohne auf „BASE“ oder auf Beschreibungen angewiesen zu sein. Das ist die Option für einen Einzelfall, nicht für große Durchgänge.
💡Korrektur-Kombination
Wenn eine Synchronisierung versehentlich Einheiten in viele Kursräume kopiert hat, muss man das nicht Kursraum für Kursraum rückgängig machen. Man verwendet das Massenwerkzeug Einheiten löschen (siehe Abschnitt Wartung), um diese Einheiten in einem einzigen Durchgang aus allen betroffenen Kursräumen zu entfernen.
⚠️ Bevor Sie es zur Korrektur einsetzen: Kopieren Sie sich die Beschreibung der zu löschenden Einheit (Einheiten löschen sucht nämlich genau nach der Beschreibung) und notieren Sie sich die IDs der in der Auswahl enthaltenen Kursräume, um zu vermeiden, dass sich versehentlich der BASE-Kursraum oder Kursräume aus früheren Durchgängen einschleicht. Es ist ein Werkzeug, das nichts verzeiht: Setzen Sie es mit Bedacht und mit doppelter Kontrolle ein, bevor Sie bestätigen.
Außerdem muss der Ziel-Kursraum mindestens einen Benutzer mit Profil P (Dozent/Tutor) haben, um ihn als Verantwortlichen der kopierten Einheit zuweisen zu können; gibt es keinen, schlägt diese einzelne Kopie fehl, der Rest des Durchgangs läuft aber weiter.
Formulare massenweise deaktivieren
Deaktiviert Umfragen in mehreren Kursräumen auf einmal, gemäß den ausgewählten Kriterien.
Sehr nützlich, wenn dasselbe Formular – eine Zufriedenheitsumfrage, ein Anmeldeformular – in mehreren Kursräumen repliziert ist und in allen gleichzeitig geschlossen werden muss, ohne Kursraum für Kursraum vorzugehen.
Massen-Download von Aktivitätsabgaben
Lädt die Aktivitätsabgaben samt ihren Dateianhängen in einer ZIP-Datei herunter, geordnet nach Kurs, Aktivität und Abgabenummer, in bis zu 10 Kursräumen gleichzeitig. Ermöglicht es, nur die letzte Abgabe jedes Teilnehmers/jeder Gruppe herunterzuladen, und ein Verzeichnis (Excel oder HTML) zu erstellen, das alles Heruntergeladene auflistet.
Besonders nützlich für Institutionen, die Abgaben mit dokumentarischem Wert sichern müssen: Kursräume für Abschlussarbeiten, Abschlussprojekte, Monografien. Die Informationen werden sehr detailliert heruntergeladen – nach Kursraum, nach Benutzer und nach Arbeitsgruppe –, was sie als institutionelle Sicherung geeignet macht, nicht nur als Arbeits-Download.
🛠️ Wartung
Analyse der Repository-Materialien
Erzeugt einen Bericht über die Objekte des Repositorys (gefiltert nach Datum, Typ, Autor, Kategorie, Titel oder Schlüsselwörtern) und ermöglicht es, nur diejenigen zu markieren, die keine Verknüpfungen haben – Materialien, die in keinem Kursraum mehr verwendet werden. Über diese „Kandidaten“ kann man auswählen und löschen. Der Bericht lässt sich in Excel herunterladen, bevor irgendetwas gelöscht wird.
Es geht nicht nur um technische Hygiene: Ungenutzte Materialien belegen Speicherplatz, und Server sind eine teure Ressource – ein schlankes Repository zu halten hat direkte Auswirkungen auf die Kosten und ist ganz nebenbei auch nachhaltiger.
💡Mehr als löschen: inventarisieren
Diese Suche dient auch als Inventar: Beim Durchsehen des Hochgeladenen kann man vergessene „Schätze“ entdecken – Materialien, die zwar mit einem Kursraum verknüpft sind (und deshalb nicht als Löschkandidaten erscheinen), in der Praxis aber von niemandem mehr genutzt werden. Der Filter „ohne Verknüpfungen“ wird sie nicht anzeigen, deshalb lohnt es sich, von Zeit zu Zeit den vollständigen Bericht durchzugehen, nicht nur die Löschkandidaten.
Mails und Anhänge löschen
Löscht interne Nachrichten (vollständig) oder nur deren Anhänge aus mehreren Kursräumen gleichzeitig, von der ältesten bis zu einem festgelegten Stichdatum. Standardmäßig ist das Stichdatum das aktuelle Datum – wird es nicht geändert, reißt es alles mit.
⚠️Unwiderrufliche Aktion
Sie ist von der Administration aus unwiderruflich; um sie rückgängig zu machen, muss man den Support bitten. Sie ergibt nur dann Sinn, wenn tatsächlich Speicherplatz freigegeben werden muss – nicht als vorbeugende Routinebereinigung.
Deaktivierte Benutzer massenweise löschen
Löscht deaktivierte Benutzer in den ausgewählten Kursräumen, gefiltert nach Profil. Hat der Benutzer keine weiteren Kursräume außerhalb der ausgewählten, verschwindet er vollständig vom Campus.
⚠️Aktion ohne Rückweg
Die Rolle spielt keine Rolle: Wenn der gelöschte Benutzer ein Dozent ist, gehen sämtliche von ihm hochgeladenen Materialien verloren, ausnahmslos – der Inhalt bleibt nicht verwaist und wird nicht neu zugewiesen, er verschwindet mit ihm. Siehe auch das Werkzeug Einheiten löschen im Abschnitt Inhalte, innerhalb der Einheitenverwaltung.
💡 Empfehlung für große Institutionen: Wenn sich mehrere Personen einen Lehrstuhl oder ein Team teilen, empfiehlt es sich, generische Benutzer (pro Lehrstuhl, nicht pro Person) statt individueller Benutzer pro Dozent anzulegen. Wenn jemand in den Ruhestand geht oder das Team verlässt, muss dessen Benutzer nicht aktiv gehalten werden, „weil er das ganze Material hochgeladen hat“ – das Material bleibt beim generischen Benutzer, der weiterhin in Gebrauch ist. Zudem bleibt der Inhalt mit der Rolle verknüpft, nicht mit der Person, was institutionell auch sauberer ist.
Brauchen Sie Unterstützung bei einem konkreten Fall, bevor Sie ein Massenwerkzeug ausführen? Schreiben Sie an soporte@educativa.com und wir analysieren ihn gemeinsam.
Team educativa / Campus-Administration