Die Kennzahlen sagen Ihnen, wie viel der Campus genutzt wird. Doch oft ist die Frage konkreter: Wer hat was, wann und wo getan? Genau dafür gibt es die Analytik, und es lohnt sich, sie von hinten zu betrachten: nicht ausgehend vom Bericht, den Sie ziehen wollen, sondern von dem, was Sie herausfinden müssen.
Im Reiter Analytik stehen Überblick und Detail nebeneinander. Die Kennzahlen und die Erweiterten Berichte zeigen Ihnen das Gesamtbild: die allgemeine Nutzung des Campus, den Speicherplatz, die Bewegung in den Kursräumen. Das ist die Sicht auf den Wald. Aber wenn Sie einem konkreten Baum folgen müssen —einer Person, einer Aktion, einem Datum— ist der richtige Ort Benutzer, Aktivität und vor allem Audit.
Gehen wir diese drei anhand der Fragen durch, die in der Verwaltung am häufigsten auftauchen.
🔎Müssen Sie wissen, was eine Person (oder mehrere) auf dem Campus getan hat?
Das ist das Terrain des Untermenüs Benutzer. Sie gelangen zu einem Filterbildschirm, auf dem Sie nach Benutzer (die Suche erfasst Benutzernamen, Vor- und Nachnamen), Profil (es listet diejenigen auf, die diese Rolle in mindestens einem Kursraum haben), Status (aktiviert, deaktiviert oder alle) und einem Datumsbereich eingrenzen können. Ein wichtiges Detail: Die Daten ändern nicht, wer in der Liste erscheint, sie wirken sich nur auf die Spalten Interaktionen und Letzte Interaktion aus.
Die Liste zeigt Ihnen jeden Benutzer mit seinen Einschreibungen, seinen Interaktionen und seiner letzten Aktivität. Und in jeder Zeile haben Sie zwei Schaltflächen, die das Herzstück dieses Bereichs sind: das Erstellen des Nachverfolgbarkeitsberichts oder des Teilnahmeberichts. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur gefilterten Ansicht des Benutzers, mit allen seinen Kursräumen und der Möglichkeit, dieselben Berichte Kursraum für Kursraum zu erstellen.
Der Nachverfolgbarkeitsbericht rekonstruiert die Aktivität Schritt für Schritt. Und er rekonstruiert sie wirklich: Wenn Sie nur nach Benutzer filtern, erscheinen auch seine Bewegungen außerhalb der Kursräume —der Zugang zum Campus, der Schreibtisch— und sogar Einträge in Kursräumen, denen er nicht mehr angehört oder die gelöscht wurden. Das ist die beste Antwort, wenn jemand fragt: „Was ist mit diesem Benutzer passiert?“.
📊Möchten Sie messen, wie sich jemand beteiligt hat, und nicht nur, ob er sich angemeldet hat?
Dann ist der Teilnahmebericht das, was Sie suchen; er wird über dieselben Bildschirme erstellt. Statt „was getan wurde“ beantwortet er „wie sehr und wo sich jemand eingebracht hat“: Fortschritt, Interaktionen, erste und letzte Interaktion, geschätzte Nutzungsdauer und Anzahl der gesendeten E-Mails, aufgeschlüsselt nach Abschnitten des Kursraums.
Diese Aufschlüsselung nach Abschnitten macht ihn für die pädagogische Begleitung nützlich. In Foren zählt er nicht nur die Themen, sondern an wie vielen die Person teilgenommen und wie viele Beiträge sie geleistet hat; in Wikis, in wie vielen sie mindestens eine Bearbeitung hinterlassen hat; und ebenso bei Dateien, Seiten, Umfragen oder Ankündigungen, wobei unterschieden wird zwischen dem, was existiert, und dem, was dieser Benutzer hochgeladen hat.
Ein feiner Hinweis, um die Zahlen richtig zu lesen: Die geschätzte Nutzungsdauer berücksichtigt höchstens 30 Minuten zwischen zwei Klicks. Wenn jemand den Tab geöffnet lässt, wird diese Leerlaufzeit nicht gezählt.
📉Droht Ihnen jemand durchzurutschen?
Dafür gibt es das Menü Aktivität, gedacht zur Überprüfung der Zugangsbedingungen. Es lässt Sie nach Benutzern ohne Zugang und nach Benutzern, die sich seit N Tagen nicht anmelden filtern und liefert die Liste mit Name, E-Mail und Einschreibungen jedes Einzelnen.
Es ist das Begleitwerkzeug schlechthin: Es erkennt rechtzeitig, wer beim Kurs abzurutschen droht. Und da jede Id ein direkter Link zur Benutzeransicht ist, können Sie von „diese Person meldet sich seit 20 Tagen nicht an“ mit einem Klick zu ihrem vollständigen Detail gelangen.
Das Herzstück dieser Notiz
🛡️Müssen Sie wissen, wer eine bestimmte Aktion in der Verwaltung durchgeführt hat, und wann?
Hier kommen wir zum Audit, wo die Analytik aufhört, die Teilnehmer zu betrachten, und beginnt, uns Verwaltende zu betrachten. Es ist das Protokoll der in der Verwaltung durchgeführten Aktionen durch die Benutzer, die zum Zugriff darauf berechtigt sind. Einfach gesagt: Wer hat was angefasst.
Der Filter ist nüchtern und mächtig. Sie geben —wenn Sie wollen— einen Benutzer an, wählen die Prozesse, die Sie überprüfen möchten, und einen Datumsbereich. Das Ergebnis zeigt Ihnen für jede Aktion, wie oft sie durchgeführt wurde; und durch Klick auf diese Zahl sehen Sie genau, welche es waren. Es empfiehlt sich, die Filter gut einzugrenzen: Ein riesiger Bericht ist schwer zu lesen und belastet den Server.
Interessant ist alles, was protokolliert wird. Es ist nicht nur „ein Kursraum wurde geändert“. Das Spektrum der prüfbaren Aktionen umfasst unter vielem anderen:
- Kursräume und Benutzer: Anlegen, Löschen und Ändern; aktivieren/deaktivieren; Kursräume kopieren; Benutzer zwischen Kursräumen kopieren, verschieben, einschreiben und importieren.
- Programm: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Einheiten, Texten, Lernmaterial, Aktivitäten, Bewertungen, Umfragen, Diskussionen, SCORM-Paketen und LTI-Ressourcen.
- KI / Tutorierter Kurs: Trainieren und Nachtrainieren des Tutors, Abbrechen von Trainings, Massenaktionen und Konfigurationsänderungen (virtueller Tutor, OpenAI, Azure, Edu GPT).
- Kommunikation und Zertifikate: Versand von Zertifikaten (Massen- oder Einzelversand), Massennachrichten, Begleithinweise sowie Massenhinweise zu Neuigkeiten und Foren.
Hinzu kommen Werkzeuge wie das Neuzuweisen des Inhaltsverantwortlichen, das Bereinigen des Repositoriums oder das Ändern der globalen Verwaltungssprache. Es ist faktisch das institutionelle Gedächtnis dessen, was hinter den Kulissen geschieht: unbezahlbar, wenn eine Änderung rekonstruiert, ein Zweifel ausgeräumt oder einfach Klarheit darüber geschaffen werden muss, wer was entschieden hat.
Ein Detail, das Sie beachten sollten: Die Audit-Berichte werden mit den Daten gemäß dem Benutzer geliefert, der sie erstellt. Das ist zu berücksichtigen, wenn Sie Einträge zwischen Personen vergleichen.
⚙️Vier bewährte Praktiken, die für den gesamten Reiter gelten
Filtern Sie immer so weit wie möglich. Ein sehr umfangreicher Bericht ist schwer zu analysieren und sehr anspruchsvoll für den Server. Ziehen Sie nicht alles, wenn Sie sich eine einzelne Person ansehen wollen.
Grenzen Sie nach Datum ein. Es nützt selten, sechs Monate heranzuziehen, um zu sehen, was vor zwei Tagen passiert ist.
Wählen Sie die richtige Uhrzeit. Es empfiehlt sich, Berichte in Zeiten geringer Nutzung zu erstellen; meiden Sie die Zeit um 18 Uhr, die meist die zugriffsstärkste ist.
Denken Sie an die Historie. Standardmäßig werden bis zu sechs Monate rückwirkend abgefragt (über den Support vorübergehend erweiterbar). Für ein Jahr empfiehlt es sich, zwei Berichte zu erstellen, einen pro Halbjahr. Die Ausgaben zu Nachverfolgbarkeit und Teilnahme kommen im xlsx-Format.
Die Zusammenfassung wird nicht ersetzt: sie wird ergänzt
Die Kennzahlen und die Erweiterten Berichte bleiben der Ausgangspunkt, um den Puls des Campus zu verstehen. Was Benutzer, Aktivität und Audit hinzufügen, ist die Fähigkeit, zum konkreten Fall hinabzusteigen: einer Person folgen, denjenigen zurückholen, der abrutscht, und genau wissen, wer was in der Verwaltung getan hat. Das ist der Unterschied zwischen dem Blick auf den Wald und der Fähigkeit, dem Baum zu folgen.
Und wenn das Ergebnis Ihnen einmal nicht genügt —Sie brauchen ein zusätzliches Detail, finden eine Aktion nicht, die Sie prüfen möchten, oder wünschen Hilfe bei der Interpretation des Gesehenen— schreiben Sie an soporte@educativa.com und geben Sie die verwendeten Filter sowie die Aktion an, zu der Sie Fragen haben.
Das educativa-Team / Abt. Support educativa