Administrar um campus com milhares de usuários e dezenas —às vezes centenas— de salas ativas ao mesmo tempo torna inviável qualquer tarefa que precise ser feita sala por sala, usuário por usuário. As ferramentas em massa existem para isso: para que uma ação que em uma sala leva um minuto não leve semanas quando precisa ser aplicada em grande escala.
Este documento busca somar, à referência técnica de cada ferramenta, o critério de uso que só a experiência de administrar um campus real oferece: quando convém usar cada uma, com qual outra ela se combina e que precauções tomar antes de confirmar uma ação que pode ser irreversível.
É um documento vivo: novas ferramentas e novos casos de uso serão acrescentados à medida que forem surgindo.
👥 Usuários
Ativar alunos em massa
Ativa alunos nas salas escolhidas, sem precisar fazer isso sala por sala.
É uma ferramenta muito versátil. Muitos projetos usam sistemas de gestão externos que controlam o acesso às salas: nesses casos, é possível cadastrar os usuários desativados, com tempo e tranquilidade, e ativar todos eles em segundos quando chega o momento. Também serve para mover pessoas pontuais de uma sala para outra: você as inscreve (por arquivo) na sala nova e, com esta mesma ferramenta —no modo desativar—, as retira da sala de origem. Em projetos pagos, permite desativar (sem excluir) quem está com mensalidades em atraso, sem perder o histórico. E em propostas com calendários individuais, permite desativar quem já foi aprovado sem afetar o restante da sala.
Atualizar dados de usuário em massa
Atualiza dados de usuários existentes a partir de um arquivo: você baixa um modelo, edita apenas o que muda (célula vazia = não se altera), envia o arquivo e revisa as mudanças antes de aplicá-las.
Detalhe importante: os dados de um usuário não dependem da sala em que ele está inscrito, são dados do usuário no campus. E é indispensável ter sempre à mão o ID de usuário — sem isso, não há atualização possível.
→ Ver a nota completa: Atualização em massa de dados
Atribuir tutores e coordenadores
Com um arquivo CSV de duas colunas (id_usuario / id_curso), atribui de uma só vez coordenadores (perfil 3) ou tutores (perfil 2, responsáveis pela administração de e-mails da sala).
Muito útil no início dos cursos: não importa o nome fantasia que cada campus dê a esses papéis, o que importa é a função — são as pessoas que vão administrar a sala. As permissões exatas que isso habilita dependem da configuração de cada campus.
Desativar usuários em massa
Desativa usuários nas salas escolhidas. Pode ser aplicada com um arquivo (um ID por linha) ou indicando o perfil e a condição dos usuários.
Complementa-se com Ativar alunos em massa (para reativar se for preciso) e com Excluir usuários desativados (como passo final de limpeza). O que ela agrega não é a ação em si, mas poder fazê-la em um único passo sobre várias salas ao mesmo tempo. Caso típico: encerramento de curso, quando você quer que a sala continue ativa e visível para revisar o conteúdo, mas que os usuários já não possam mais participar.
Enviar certificados em massa
Permite enviar certificados a vários usuários em várias salas de uma só vez, por arquivo ou para «todos os que estão cursando», com filtros de data ou de 100% de progresso. Tem um Histórico de Envios para acompanhar o status quando são muitos e-mails.
Se o campus tem uma proposta de cursos variados e um usuário está inscrito em duas salas —foi aprovado em uma e na outra não— e se usa um arquivo (em vez do filtro por sala), o sistema pode acabar enviando o certificado dos dois cursos. É preciso definir com cuidado o critério mais adequado conforme a proposta: se é emitido com 100% de progresso, por data de conclusão, etc.
O mais valioso: fica um registro de quem recebeu o certificado e quem não recebeu, com os motivos — o que permite resolver as pendências em vez de perdê-las de vista.
Substituir responsável por conteúdos
Transfere em massa as responsabilidades de um usuário para outro: administração de e-mails da sala, responsável por unidade, proprietário de avaliação ou atividade. O destino precisa ser webmaster ou administrador ativo em todas as salas afetadas. Fica auditado em Analítica → Auditoria.
Não estamos falando de qualquer usuário: falamos especificamente de um que tem a estrelinha azul na lista da sala, o ícone que indica que há conteúdo vinculado ao seu nome. O valor desta ferramenta é transferir esse usuário sem perder o conteúdo que ele tem vinculado (as notas já lançadas viajam com o novo responsável). Vale a pena analisar caso a caso as questões de propriedade dos conteúdos antes de decidir para quem transferir.
O correio interno e as postagens nos fóruns, por exemplo, não são vinculados por esta ação: não viajam para o novo responsável.
📚 Conteúdos
Gestão de Unidades (Sincronizar Salas / Copiar unidades)
São, na verdade, duas funções distintas em um mesmo lugar:
Sincronizar Salas (a em massa): depende da existência de uma sala «mestra» (identificada por padrão porque seu nome contém «BASE») e de várias salas «duplicadas». A relação mestra↔duplicadas não é definida pelo nome da sala, e sim pela descrição idêntica entre elas. Compara unidades por nome e mostra, sala por sala, quantas faltam sincronizar. É possível copiar tudo de uma vez ou escolher manualmente quais unidades e quais salas incluir. Tem um teto de 100 cópias por execução e não é possível rodar duas sincronizações ao mesmo tempo.
Copiar unidades (uma a uma): você escolhe manualmente uma sala de origem e uma de destino específicas, sem depender de «BASE» nem de descrições. É a opção para um caso avulso, não para grandes lotes.
💡Combo de correção
Se uma sincronização copiou unidades por engano em muitas salas, não é preciso desfazer isso sala por sala. Você usa a ferramenta em massa Excluir Unidades (ver seção Manutenção) para retirar essas unidades de todas as salas afetadas em um único lote.
⚠️ Antes de usá-la para corrigir: copie a descrição da unidade a excluir (Excluir Unidades busca justamente pela descrição) e anote os IDs das salas incluídas na seleção, para evitar que a sala BASE ou salas de lotes anteriores entrem por engano. É uma ferramenta que não perdoa: use-a com cuidado e dupla verificação antes de confirmar.
Também é preciso que a sala de destino tenha pelo menos um usuário com perfil P (professor/tutor) para poder atribuí-lo como responsável pela unidade copiada; se não houver nenhum, essa cópia pontual falha, mas o restante do lote continua.
Desativar formulários em massa
Desativa enquetes em várias salas de forma massiva, conforme os critérios selecionados.
Muito útil quando o mesmo formulário —uma pesquisa de satisfação, um formulário de inscrição— está replicado em várias salas e precisa ser encerrado em todas ao mesmo tempo, sem ir sala por sala.
Download em massa de entregas de atividades
Baixa em um ZIP as entregas de atividades com seus arquivos anexos, organizadas por curso, atividade e número de entrega, em até 10 salas de uma vez. Permite baixar apenas a última entrega de cada aluno/grupo e gerar um índice (Excel ou HTML) que lista tudo o que foi baixado.
Especialmente útil para instituições que precisam preservar entregas com valor documental: salas de entrega de tese, trabalhos finais, monografias. As informações vêm bem detalhadas —por sala, por usuário e por grupo de trabalho— o que a torna adequada como resguardo institucional, não apenas como download de trabalho.
🛠️ Manutenção
Análise de materiais do repositório
Gera um relatório dos objetos do Repositório (filtrando por data, tipo, autor, categoria, título ou palavras-chave) e permite marcar apenas os que não têm vínculos —materiais que já não são usados em nenhuma sala—. Sobre esses «candidatos» é possível selecionar e excluir. O relatório pode ser baixado em Excel antes de apagar qualquer coisa.
Não é apenas higiene técnica: os materiais sem uso ocupam espaço em disco, e os servidores são um recurso caro — manter o repositório enxuto tem impacto direto nos custos e, de quebra, é mais sustentável.
💡Mais do que apagar: inventariar
Esta busca serve também como inventário: ao revisar o que está cadastrado, você pode encontrar «joias» esquecidas — materiais que até têm vínculo com alguma sala (e por isso não aparecem como candidatos à exclusão), mas que na prática ninguém mais usa. O filtro de «sem vínculos» não vai mostrá-los, então vale a pena percorrer o relatório completo de vez em quando, não só os candidatos à exclusão.
Excluir e-mails e anexos
Apaga correios internos (inteiros) ou apenas seus anexos, de várias salas ao mesmo tempo, do mais antigo até uma data limite que você define. Por padrão, a data limite é a data atual — se não for alterada, leva tudo junto.
⚠️Ação irreversível
É irreversível a partir da administração; para reverter, é preciso pedir ao suporte. Só faz sentido usá-la quando realmente é necessário liberar espaço — não como limpeza preventiva de rotina.
Excluir usuários desativados em massa
Exclui usuários desativados nas salas selecionadas, filtrando por perfil. Se o usuário não tiver outras salas além das selecionadas, ele desaparece completamente do campus.
⚠️Ação sem volta
Não importa o papel: se o usuário excluído for um docente, perdem-se todos os materiais que ele cadastrou, sem exceção — o conteúdo não fica órfão nem é reatribuído, desaparece com ele. Ver também a ferramenta Excluir Unidades, na seção Conteúdos, dentro de Gestão de Unidades.
💡 Recomendação para instituições grandes: Quando várias pessoas compartilham uma mesma cátedra ou equipe, convém criar usuários genéricos (por cátedra, não por pessoa) em vez de usuários individuais por docente. Se alguém se aposenta ou deixa a equipe, não é preciso manter o usuário dela ativo «porque tem todo o material cadastrado» — o material fica no usuário genérico, que continua em uso. Além disso, o conteúdo fica associado ao papel, não à pessoa, o que também é mais organizado institucionalmente.
Precisa de uma ajuda com um caso específico antes de executar uma ferramenta em massa? Escreva para soporte@educativa.com e analisamos juntos.
Equipe educativa / Administração de campus