Administrar un campus con miles de usuarios y decenas —a veces cientos— de aulas activas al mismo tiempo vuelve inviable cualquier tarea que deba hacerse aula por aula, usuario por usuario. Las herramientas masivas existen para eso: para que una acción que en un aula toma un minuto, no tome semanas cuando hay que aplicarla a gran escala.
Este documento busca sumar, a la referencia técnica de cada herramienta, el criterio de uso que solo da la experiencia de administrar un campus real: cuándo conviene usar cada una, con qué otra se combina, y qué precauciones tomar antes de confirmar una acción que puede ser irreversible.
Es un documento vivo: se irán sumando nuevas herramientas y nuevos casos de uso a medida que aparezcan.
👥 Usuarios
Activar alumnos masivamente
Activa alumnos en las aulas elegidas, sin necesidad de hacerlo aula por aula.
Es una herramienta muy versátil. Muchos proyectos usan sistemas de gestión externos que controlan el ingreso a las aulas: en esos casos se puede cargar a los usuarios desactivados, con tiempo y tranquilidad, y activarlos a todos en segundos cuando llega el momento. También sirve para mover gente puntual de un aula a otra: se inscribe (por archivo) en el aula nueva, y con esta misma herramienta —en modo desactivar— se la saca del aula de origen. En proyectos pagos, permite desactivar (sin eliminar) a quienes adeudan cuotas, sin perder su historial. Y en propuestas con calendarios individuales, permite desactivar a quienes ya aprobaron sin afectar al resto del aula.
Actualizar datos de usuario masivamente
Actualiza datos de usuarios existentes a partir de un archivo: se descarga una plantilla, se edita solo lo que cambia (celda vacía = no se toca), se sube el archivo y se revisan los cambios antes de aplicarlos.
Dato importante: los datos de un usuario no dependen del aula en la que está inscripto, son datos del usuario en el campus. Y es indispensable tener siempre a mano el ID de usuario — sin eso, no hay actualización posible.
→ Ver la nota completa: Actualización masiva de datos
Asignar tutores y coordinadores
Con un archivo CSV de dos columnas (id_usuario / id_curso), asigna en una sola tanda a coordinadores (perfil 3) o tutores (perfil 2, con la administración de mails del aula a su cargo).
Muy útil en los inicios de cursada: no importa el nombre de fantasía que cada campus le dé a esos roles, lo que importa es la función — son las personas que van a administrar el aula. Los permisos exactos que eso habilita dependen de la configuración de cada campus.
Desactivar usuarios masivamente
Desactiva usuarios en las aulas elegidas. Puede aplicarse con un archivo (un ID por línea) o indicando perfil y condición de los usuarios.
Se complementa con Activar alumnos masivamente (para reactivar si hace falta) y con Eliminar usuarios desactivados (como paso final de limpieza). Lo que suma no es la acción en sí, sino poder hacerla en un solo paso sobre múltiples aulas a la vez. Caso típico: cierre de cursada, donde se quiere que el aula siga activa y visible para repasar el contenido, pero que los usuarios ya no puedan seguir participando.
Enviar certificados masivamente
Permite enviar certificados a múltiples usuarios en múltiples aulas de una sola vez, por archivo o a «todos los que cursan», con filtros de fecha o de 100% de avance. Tiene un Historial de Envíos para seguir el estado cuando son muchos correos.
Si el campus tiene una propuesta de cursos variados y un usuario está inscripto en dos aulas —aprobó una y la otra no— y se usa un archivo (en vez del filtro por aula), el sistema puede terminar enviando el certificado de ambos cursos. Hay que definir con cuidado el criterio más óptimo según la propuesta: si se emite al 100% de avance, por fecha de finalización, etc.
Lo valioso: queda un registro de quiénes recibieron el certificado y quiénes no, con los motivos — permite resolver los pendientes en vez de perderlos de vista.
Reemplazar responsable de contenidos
Transfiere masivamente las responsabilidades de un usuario a otro: administración de mails del aula, responsable de unidad, propietario de evaluación o actividad. El destino tiene que ser webmaster o administrador activo en todas las aulas afectadas. Queda auditado en Analítica → Auditoría.
No estamos hablando de cualquier usuario: hablamos puntualmente de uno que tiene la estrellita azul en el listado de aula, el ícono que indica que tiene contenido vinculado a su nombre. El valor de esta herramienta es transferir a ese usuario sin perder el contenido que tiene vinculado (las calificaciones ya cargadas viajan con el nuevo responsable). Vale la pena analizar caso por caso los temas de propiedad de los contenidos antes de decidir a quién transferir.
El correo interno y los posteos en los foros, por ejemplo, no se vinculan con esta acción: no viajan al nuevo responsable.
📚 Contenidos
Gestión de Unidades (Sincronizar Aulas / Copiar unidades)
Son en realidad dos funciones distintas bajo un mismo lugar:
Sincronizar Aulas (la masiva): depende de que exista un aula «maestra» (identificada por defecto porque su nombre contiene «BASE») y varias aulas «duplicadas». La relación maestra↔duplicadas no se define por nombre de aula, sino por descripción idéntica entre ellas. Compara unidades por nombre y muestra, aula por aula, cuántas faltan sincronizar. Se puede copiar todo de una o elegir manualmente qué unidades y qué aulas incluir. Tiene un techo de 100 copias por ejecución, y no se pueden correr dos sincronizaciones en simultáneo.
Copiar unidades (uno a uno): se elige manualmente un aula origen y una destino puntuales, sin depender de «BASE» ni de descripciones. Es la opción para un caso suelto, no para tandas grandes.
💡Combo de corrección
Si una sincronización copió unidades por error en muchas aulas, no hace falta deshacerlo aula por aula. Se usa la herramienta masiva Eliminar Unidades (ver sección Mantenimiento) para sacar esas unidades de todas las aulas afectadas en una sola tanda.
⚠️ Antes de usar Eliminar Unidades para corregir: copiarse la descripción de la unidad a eliminar (Eliminar Unidades busca justamente por descripción) y anotarse los ID de las aulas incluidas en la selección, para evitar que se cuele por error el aula BASE o aulas de tandas anteriores. Es una herramienta que no perdona: usarla con cuidado y doble chequeo antes de confirmar.
También hace falta que el aula destino tenga al menos un usuario con perfil P (profesor/tutor) para poder asignarlo como responsable de la unidad copiada; si no hay ninguno, esa copia puntual falla pero el resto de la tanda sigue.
Desactivar formularios masivamente
Desactiva encuestas en múltiples aulas de forma masiva, según los criterios seleccionados.
Muy útil cuando el mismo formulario —una encuesta de satisfacción, un formulario de inscripción— está replicado en múltiples aulas y hay que cerrarlo en todas a la vez, sin ir aula por aula.
Descarga masiva de entregas de actividades
Descarga en un ZIP las entregas de actividades con sus archivos adjuntos, organizadas por curso, actividad y número de entrega, en hasta 10 aulas a la vez. Permite bajar solo la última entrega de cada alumno/grupo, y generar un índice (Excel o HTML) que lista todo lo descargado.
Especialmente útil para instituciones que necesitan resguardar entregas con valor documental: aulas de entrega de tesis, trabajos finales, monografías. La información baja muy detallada —por aula, por usuario y por grupo de trabajo— lo que la vuelve apta como respaldo institucional, no solo como descarga de trabajo.
🛠️ Mantenimiento
Análisis de materiales del repositorio
Genera un reporte de los objetos del Repositorio (filtrando por fecha, tipo, autor, categoría, título o palabras clave) y permite marcar solo los que no tienen vinculaciones —materiales que ya no se usan en ninguna aula—. Sobre esos «candidatos» se puede seleccionar y eliminar. El reporte se puede descargar en Excel antes de borrar nada.
No es solo higiene técnica: los materiales sin uso ocupan espacio en disco, y los servidores son un recurso caro — mantener el repositorio liviano tiene impacto directo en costos, y de paso es más sustentable.
💡Más que borrar: inventariar
Esta búsqueda sirve también como inventario: al revisar lo cargado se pueden encontrar «joyas» olvidadas — materiales que sí tienen vinculación con alguna aula (y por eso no aparecen como candidatos a eliminar) pero que en la práctica ya nadie usa. El filtro de «sin vinculaciones» no las va a mostrar, así que vale la pena recorrer el reporte completo de vez en cuando, no solo los candidatos a borrado.
Eliminar mails y adjuntos
Borra correos internos (completos) o solo sus adjuntos, de varias aulas a la vez, desde el más viejo hasta una fecha tope que se define. Por defecto la fecha tope es la fecha actual — si no se cambia, se lleva puesto todo.
⚠️Acción irreversible
Es irreversible desde la administración; para revertir hay que pedirle a soporte. Solo tiene sentido usarla cuando efectivamente hace falta liberar espacio — no como limpieza preventiva de rutina.
Eliminar usuarios desactivados masivamente
Elimina usuarios desactivados en las aulas seleccionadas, filtrando por perfil. Si el usuario no tiene otras aulas fuera de las seleccionadas, desaparece del campus por completo.
⚠️Acción sin vuelta atrás
No importa el rol: si el usuario eliminado es un docente, se pierden todos los materiales que cargó, sin excepción — el contenido no queda huérfano ni se reasigna, desaparece con él. Ver también la herramienta Eliminar Unidades, en la sección Contenidos, dentro de Gestión de Unidades.
💡 Recomendación para instituciones grandes: Cuando varias personas comparten una misma cátedra o equipo, conviene generar usuarios genéricos (por cátedra, no por persona) en lugar de usuarios individuales por docente. Si alguien se jubila o deja el equipo, no hace falta mantener su usuario activo «porque tiene todo el material cargado» — el material queda en el usuario genérico, que sigue en uso. Además, el contenido queda asociado al rol, no a la persona, lo cual también es más prolijo institucionalmente.
¿Necesitas una mano con un caso puntual antes de ejecutar una herramienta masiva? Escribe a soporte@educativa.com y lo analizamos juntos.
Equipo educativa / Administración de campus