Las métricas te dicen cuánto se usa el campus. Pero muchas veces la pregunta es más concreta: ¿quién hizo qué, cuándo y dónde? Para eso está Analítica, y vale la pena recorrerla pensándola al revés: no desde el reporte que vas a sacar, sino desde lo que necesitas averiguar.
En la pestaña Analítica conviven el resumen y el detalle. Las Métricas y los Reportes avanzados te muestran el panorama: el uso general del campus, el espacio en disco, el movimiento por aulas. Es la vista de bosque. Pero cuando necesitas seguir un árbol concreto —una persona, una acción, una fecha— el lugar es Usuarios, Actividad y, sobre todo, Auditoría.
Recorramos esas tres a partir de las preguntas que más se repiten en la administración.
🔎¿Necesitas saber qué hizo una persona (o varias) en el campus?
Ese es el terreno del submenú Usuarios. Entras a una pantalla de filtros donde puedes acotar por usuario (busca en usuario, nombre y apellido), perfil (lista a quienes tengan ese rol en al menos un aula), estado (activados, desactivados o todos) y un rango de fechas. Un detalle clave: las fechas no cambian quiénes aparecen en la lista, solo afectan las columnas de Interacciones y Última interacción.
El listado te muestra cada usuario con sus inscripciones, sus interacciones y su última actividad. Y por cada línea tienes dos botones que son el corazón de esta sección: generar el reporte de trazabilidad o el de participación. Si haces clic en el nombre, entras a la vista del usuario filtrada, con todas sus aulas y la posibilidad de generar los mismos reportes aula por aula.
El reporte de trazabilidad reconstruye la actividad paso a paso. Y reconstruye de verdad: si filtras solo por usuario, aparecen también sus movimientos fuera de las aulas —el acceso al campus, el Escritorio— e incluso registros en aulas a las que ya no pertenece o que fueron borradas. Es la mejor respuesta cuando alguien pregunta “¿qué pasó con este usuario?”.
📊¿Quieres medir cómo participó, no solo si entró?
Entonces el que buscas es el reporte de participación, que se genera desde las mismas pantallas. En vez de “qué hizo”, responde “cuánto y dónde se involucró”: avance, interacciones, primera y última interacción, tiempo estimado de uso y cantidad de correos enviados, abierto por secciones del aula.
Ese desglose por secciones es lo que lo vuelve útil para el seguimiento pedagógico. En foros no solo cuenta los temas, sino en cuántos intervino la persona y cuántas intervenciones hizo; en wikis, en cuántas dejó al menos una edición; y lo mismo con archivos, sitios, encuestas o anuncios, distinguiendo lo que existe de lo que cargó ese usuario.
Un dato fino para leer bien los números: el tiempo estimado de uso considera como máximo 30 minutos entre clics. Si alguien deja la pestaña abierta, ese tiempo muerto no se cuenta.
📉¿Se te está quedando alguien afuera?
Para eso está el menú Actividad, pensado para revisar las condiciones de acceso. Te deja filtrar por usuarios sin acceso y por usuarios que no ingresan hace N días, y devuelve la lista con nombre, email e inscripciones de cada uno.
Es la herramienta de seguimiento por excelencia: detecta a tiempo a quien se está descolgando del cursado. Y como cada Id es un enlace directo a la vista del usuario, puedes pasar de “esta persona no entra hace 20 días” a ver su detalle completo en un clic.
El corazón de esta nota
🛡️¿Necesitas saber quién realizó determinada acción en la administración, y cuándo?
Aquí entramos en Auditoría, que es donde Analítica deja de mirar a los participantes y empieza a mirarnos a quienes administramos. Es el registro de las acciones realizadas en la administración por los usuarios autorizados a acceder a ella. Dicho simple: quién tocó qué.
El filtro es sobrio y potente. Indicas —si quieres— un usuario, eliges los procesos que te interesa revisar y un rango de fechas. El resultado te muestra, por cada acción, la cantidad de veces que se realizó; y al hacer clic sobre ese número, ves exactamente cuáles fueron. Conviene acotar bien los filtros: un informe enorme es difícil de leer y pesado para el servidor.
Lo interesante es todo lo que queda registrado. No es solo “se modificó un aula”. El abanico de acciones auditables incluye, entre muchas otras:
- Aulas y usuarios: altas, bajas y modificaciones; activar/desactivar; copiar aulas; copiar, mover, inscribir e importar usuarios entre aulas.
- Programa: ABM de unidades, textos, material de estudio, actividades, evaluaciones, encuestas, debates, paquetes SCORM y recursos LTI.
- IA / Curso tutorizado: entrenar y re-entrenar el tutor, cancelar entrenamientos, acciones masivas y cambios de configuración (tutor virtual, OpenAI, Azure, Edu GPT).
- Comunicación y certificados: envío de certificados (masivo o individual), mensajes masivos, avisos de seguimiento y avisos masivos de noticias y foros.
A eso se suman herramientas como reasignar responsable de contenidos, depurar el repositorio o cambiar el idioma global de la administración. Es, en los hechos, la memoria institucional de lo que se hace puertas adentro: invaluable cuando hay que reconstruir un cambio, despejar una duda o simplemente tener claridad sobre quién decidió qué.
Un detalle a tener presente: los reportes de Auditoría se entregan con las fechas según el usuario que los genera. Vale tenerlo en cuenta si comparas registros entre personas.
⚙️Cuatro buenas prácticas que valen para toda la pestaña
Filtra siempre lo más posible. Un informe muy extenso es difícil de analizar y muy demandante para el servidor. No saques todo si vas a mirar a una sola persona.
Acota por fecha. Rara vez sirve traer seis meses para ver qué pasó hace dos días.
Elige bien el horario. Conviene generar reportes en momentos de bajo uso; evita la franja de las 18 h, que suele ser la de mayor ingreso.
Recuerda el histórico. Por defecto se consultan hasta seis meses hacia atrás (ampliable temporalmente desde soporte). Para un año, conviene generar dos reportes, uno por semestre. Las salidas de trazabilidad y participación llegan en formato xlsx.
El resumen no se reemplaza: se complementa
Las Métricas y los Reportes avanzados siguen siendo el punto de partida para entender el pulso del campus. Lo que Usuarios, Actividad y Auditoría agregan es la capacidad de bajar al caso concreto: seguir a una persona, recuperar a quien se descuelga y saber con precisión quién hizo cada cosa en la administración. Esa es la diferencia entre mirar el bosque y poder seguir el árbol.
Y si en algún momento el resultado no te alcanza —necesitas un detalle adicional, no encuentras una acción que quieres auditar o quieres ayuda para interpretar lo que ves— escribe a soporte@educativa.com indicando los filtros usados y la acción sobre la que tienes dudas.
Equipo educativa / Dpto. Soporte educativa