Los datos de tus usuarios cambian: alguien se muda, otro cambia de correo, o de pronto sumas un dato que antes no tenías. Corregirlos de a uno sería interminable. Por eso el campus te deja hacerlo en masa, desde una sola planilla y con una revisión previa antes de confirmar nada.
Antes de empezar, un concepto que conviene tener claro: los datos de un usuario son del usuario, no del aula. No importa en cuántas aulas esté inscrito; su nombre, apellido, correo y datos adicionales son únicos en el campus. Así que, cuando actualizas, actualizas la ficha de la persona una sola vez, y vale para todo.
La herramienta vive en Herramientas → Actualizar datos de usuario masivamente y trabaja a partir de un archivo que subes: lo completas solo con lo que quieres cambiar, lo subes, revisas y confirmas. El campus te ofrece una plantilla para armarlo, pero usarla es opcional. Veamos primero para qué te sirve.
Tres situaciones en las que te salva
🗺️¿Sumaste un dato nuevo y quieres cargarlo a miles de usuarios?
Piensa en un caso real: hiciste una encuesta para conocer la localidad de procedencia de tus cursantes. Ahora tienes ese dato que antes no estaba en sus fichas. Con esta herramienta cargas solo la localidad a miles de usuarios al mismo tiempo, sin tocar nada más de su perfil. Lo que era una encuesta dispersa se convierte en un dato ordenado dentro del campus.
✉️¿Tienes un registro de correos que cambiaron?
Si vienes llevando una lista de cambios de email —porque la gente cambia de trabajo, de proveedor o simplemente de cuenta—, los actualizas todos juntos. El correo es uno de los datos principales, así que entra directo en la plantilla. Adiós a editar ficha por ficha.
🔠¿Quieres normalizar nombres y apellidos?
Toda base con años encima termina con nombres en MAYÚSCULAS, otros en minúsculas y otros a medias. Con esta herramienta los emparejas a un formato consistente —por ejemplo, Tipo Título— y subes la corrección en minutos. Una base prolija no es un detalle estético: se nota en cada certificado emitido y en cada comunicación que sale del campus.
Cómo se hace, paso a paso
Son cuatro pasos, y el último es una red de seguridad: nada se modifica hasta que tú lo confirmas.
- 1 Arma tu planilla (la plantilla es opcional). Puedes descargar una plantilla desde el campus: marcas qué datos principales (nombre, apellido, email) y qué datos adicionales incluir, y te arma el archivo con las columnas en el orden correcto. Elegir un aula es opcional: como la actualización pisa la ficha del usuario, impacta en todo el campus, esté inscrito donde esté. Si ya tienes tu propio archivo, también sirve.
- 2 Edita solo lo que cambia. Abres el archivo y escribes únicamente los valores nuevos. Aquí va la regla de oro: una celda vacía deja ese dato intacto. No hace falta volver a cargar lo que ya está bien.
- 3 Sube el archivo. En formato .xlsx o .csv. Haces clic en Continuar y el sistema procesa la planilla para mostrarte una revisión.
- 4 Revisa y confirma. Antes de aplicar nada, el campus te muestra un resumen: cuántos registros se van a modificar, cuántos no tienen coincidencia, cuántos quedan sin cambios y cuántos tienen errores, con el detalle valor actual → valor nuevo. Recién al hacer clic en Aplicar cambios se modifican los usuarios, y obtienes un resumen final (modificados, omitidos, errores).
Ese paso 4 es lo que vuelve segura la operación: ves exactamente qué va a pasar antes de que pase, y puedes frenar si algo no cierra.
⚠️El orden de las columnas es sagrado
La plataforma no lee el contenido de las celdas: se guía por la posición de cada columna. Si una columna queda en el lugar equivocado, el dato se guardará en el campo equivocado. Por eso la plantilla es tan valiosa: te entrega el orden correcto ya armado. Si prefieres usar tu propio archivo, respeta ese orden al pie de la letra.
⚙️Cuatro recomendaciones para que salga redondo
La celda vacía es tu aliada. Carga solo la columna que quieres tocar y deja el resto en blanco: así actualizas un único dato sin riesgo de pisar los demás.
Aprovecha la revisión previa. Es el momento para detectar coincidencias fallidas o errores antes de impactar la base, no después.
Acota por aula y perfil al generar la plantilla, para trabajar justo sobre el conjunto de usuarios que te interesa.
Guarda el archivo original. Tener la planilla que subiste te da trazabilidad de qué cambiaste y cuándo, por si necesitas revisarlo más adelante.
Mantener la base al día deja de ser tarea de hormiga
Una encuesta, una planilla y una revisión: miles de fichas actualizadas en minutos, con el control de ver exactamente qué va a cambiar antes de que cambie. Sea para sumar la localidad, poner los correos al día o emparejar nombres y apellidos, la actualización masiva convierte una tarea de días en una de café.
¿Te quedó alguna duda o necesitas una mano con un caso particular? Escribe a soporte@educativa.com y te acompañamos.
Equipo educativa / Dpto. Soporte educativa