Amministrare un campus con migliaia di utenti e decine —a volte centinaia— di aule attive contemporaneamente rende impraticabile qualsiasi compito che debba essere svolto aula per aula, utente per utente. Gli strumenti di massa esistono proprio per questo: perché un'azione che in una singola aula richiede un minuto non richieda settimane quando va applicata su larga scala.
Questo documento intende aggiungere, al riferimento tecnico di ciascuno strumento, il criterio d'uso che solo l'esperienza di amministrare un campus reale può offrire: quando conviene usare ciascuno strumento, con quale altro si combina e quali precauzioni prendere prima di confermare un'azione che può essere irreversibile.
È un documento vivo: verranno aggiunti nuovi strumenti e nuovi casi d'uso man mano che si presenteranno.
👥 Utenti
Attivare studenti in massa
Attiva gli studenti nelle aule scelte, senza dover procedere aula per aula.
È uno strumento molto versatile. Molti progetti utilizzano sistemi di gestione esterni che controllano l'accesso alle aule: in questi casi si possono caricare gli utenti disattivati, con calma e per tempo, e attivarli tutti in pochi secondi al momento opportuno. Serve anche per spostare persone specifiche da un'aula a un'altra: le si iscrive (tramite file) nella nuova aula e, con questo stesso strumento —in modalità disattiva—, le si rimuove dall'aula di origine. Nei progetti a pagamento consente di disattivare (senza eliminarli) coloro che sono in arretrato con le quote, senza perderne lo storico. E nelle proposte con calendari individuali, consente di disattivare chi ha già superato il corso senza incidere sul resto dell'aula.
Aggiornare i dati degli utenti in massa
Aggiorna i dati degli utenti esistenti a partire da un file: si scarica un modello, si modifica solo ciò che cambia (cella vuota = non viene toccata), si carica il file e si rivedono le modifiche prima di applicarle.
Un dato importante: i dati di un utente non dipendono dall'aula in cui è iscritto, sono dati dell'utente all'interno del campus. Ed è indispensabile avere sempre a portata di mano l'ID utente — senza di esso, nessun aggiornamento è possibile.
→ Leggi l'articolo completo: Aggiornamento massivo dei dati
Assegnare tutor e coordinatori
Con un file CSV di due colonne (id_usuario / id_curso), assegna in un'unica operazione coordinatori (profilo 3) o tutor (profilo 2, con la gestione delle email dell'aula sotto la loro responsabilità).
Molto utile all'avvio dei corsi: non importa il nome di fantasia che ogni campus attribuisce a questi ruoli, ciò che conta è la funzione — sono le persone che amministreranno l'aula. I permessi esatti che ne derivano dipendono dalla configurazione di ciascun campus.
Disattivare utenti in massa
Disattiva gli utenti nelle aule scelte. Può essere applicato tramite un file (un ID per riga) oppure indicando profilo e condizione degli utenti.
Si combina con Attivare studenti in massa (per riattivarli se necessario) e con Eliminare utenti disattivati (come passo finale di pulizia). Il valore aggiunto non è l'azione in sé, ma poterla eseguire in un unico passaggio su più aule contemporaneamente. Caso tipico: la chiusura di un corso, in cui si vuole che l'aula resti attiva e visibile per ripassare i contenuti, ma che gli utenti non possano più partecipare.
Inviare certificati in massa
Consente di inviare certificati a più utenti in più aule in un'unica operazione, tramite file o a «tutti coloro che frequentano», con filtri per data o per il 100% di avanzamento. Dispone di una Cronologia degli invii per monitorare lo stato quando le email sono numerose.
Se il campus ha una proposta di corsi diversificati e un utente è iscritto a due aule —una superata e l'altra no— e si usa un file (invece del filtro per aula), il sistema potrebbe finire per inviare il certificato di entrambi i corsi. Bisogna definire con attenzione il criterio più adeguato in base alla proposta: se emetterlo al 100% di avanzamento, per data di conclusione, ecc.
L'aspetto prezioso: resta una registrazione di chi ha ricevuto il certificato e chi no, con le relative motivazioni — consente di risolvere le situazioni in sospeso invece di perderle di vista.
Sostituire il responsabile dei contenuti
Trasferisce in massa le responsabilità di un utente a un altro: gestione delle email dell'aula, responsabile di unità, proprietario di valutazione o attività. Il destinatario deve essere webmaster o amministratore attivo in tutte le aule interessate. Resta tracciato in Analitica → Audit.
Non parliamo di un utente qualsiasi: parliamo nello specifico di uno che ha la stellina azzurra nell'elenco dell'aula, l'icona che indica che ha contenuti collegati al suo nome. Il valore di questo strumento è trasferire quell'utente senza perdere i contenuti che ha collegati (le valutazioni già inserite viaggiano con il nuovo responsabile). Vale la pena analizzare caso per caso le questioni relative alla proprietà dei contenuti prima di decidere a chi trasferire.
La posta interna e i post nei forum, ad esempio, non vengono collegati con questa azione: non viaggiano verso il nuovo responsabile.
📚 Contenuti
Gestione delle unità (Sincronizzare le aule / Copiare unità)
In realtà si tratta di due funzioni distinte riunite in uno stesso luogo:
Sincronizzare le aule (quella di massa): dipende dall'esistenza di un'aula «maestra» (identificata per impostazione predefinita perché il suo nome contiene «BASE») e di diverse aule «duplicate». La relazione maestra↔duplicate non si definisce tramite il nome dell'aula, ma tramite la descrizione identica tra di esse. Confronta le unità per nome e mostra, aula per aula, quante ne mancano da sincronizzare. Si può copiare tutto in una volta oppure scegliere manualmente quali unità e quali aule includere. Ha un limite massimo di 100 copie per esecuzione e non è possibile eseguire due sincronizzazioni contemporaneamente.
Copiare unità (una a una): si scelgono manualmente un'aula di origine e una di destinazione specifiche, senza dipendere da «BASE» né dalle descrizioni. È l'opzione per un caso isolato, non per operazioni di grandi dimensioni.
💡Combinazione di correzione
Se una sincronizzazione ha copiato unità per errore in molte aule, non è necessario annullare l'operazione aula per aula. Si usa lo strumento di massa Eliminare unità (vedi sezione Manutenzione) per rimuovere quelle unità da tutte le aule interessate in un'unica operazione.
⚠️ Prima di usarlo per correggere: copiare la descrizione dell'unità da eliminare (Eliminare unità cerca proprio per descrizione) e annotare gli ID delle aule incluse nella selezione, per evitare che si intrufoli per errore l'aula BASE o aule di operazioni precedenti. È uno strumento che non perdona: usarlo con cautela e con un doppio controllo prima di confermare.
È inoltre necessario che l'aula di destinazione abbia almeno un utente con profilo P (docente/tutor) per poterlo assegnare come responsabile dell'unità copiata; se non ce n'è nessuno, quella singola copia fallisce ma il resto dell'operazione prosegue.
Disattivare moduli in massa
Disattiva i sondaggi in più aule in modo massivo, secondo i criteri selezionati.
Molto utile quando lo stesso modulo —un sondaggio di soddisfazione, un modulo di iscrizione— è replicato in più aule e va chiuso in tutte contemporaneamente, senza procedere aula per aula.
Scaricamento massivo delle consegne delle attività
Scarica in un file ZIP le consegne delle attività con i relativi allegati, organizzate per corso, attività e numero di consegna, in fino a 10 aule alla volta. Consente di scaricare solo l'ultima consegna di ciascuno studente/gruppo e di generare un indice (Excel o HTML) che elenca tutto ciò che è stato scaricato.
Particolarmente utile per le istituzioni che hanno bisogno di conservare consegne con valore documentale: aule per la consegna di tesi, lavori finali, monografie. Le informazioni vengono scaricate in modo molto dettagliato —per aula, per utente e per gruppo di lavoro— il che le rende adatte come archivio istituzionale, non solo come semplice scaricamento di lavoro.
🛠️ Manutenzione
Analisi dei materiali del repository
Genera un report degli oggetti del Repository (filtrando per data, tipo, autore, categoria, titolo o parole chiave) e consente di selezionare solo quelli privi di collegamenti —materiali che non vengono più utilizzati in nessuna aula—. Su questi «candidati» si può fare una selezione ed eliminarli. Il report può essere scaricato in Excel prima di cancellare qualsiasi cosa.
Non è solo igiene tecnica: i materiali inutilizzati occupano spazio su disco, e i server sono una risorsa costosa — mantenere il repository leggero ha un impatto diretto sui costi e, per di più, è più sostenibile.
💡Più che eliminare: fare l'inventario
Questa ricerca serve anche come inventario: rivedendo ciò che è stato caricato si possono scoprire «gioielli» dimenticati — materiali che sono effettivamente collegati a qualche aula (e che perciò non compaiono tra i candidati all'eliminazione) ma che nella pratica non usa più nessuno. Il filtro dei «privi di collegamenti» non li mostrerà, quindi vale la pena scorrere di tanto in tanto l'intero report, non solo i candidati alla cancellazione.
Eliminare email e allegati
Cancella le email interne (per intero) o solo i loro allegati, da più aule alla volta, dalla più vecchia fino a una data limite che si definisce. Per impostazione predefinita la data limite è la data attuale — se non la si cambia, si porta via tutto.
⚠️Azione irreversibile
È irreversibile dall'amministrazione; per annullarla bisogna rivolgersi al supporto. Ha senso usarla solo quando è davvero necessario liberare spazio — non come pulizia preventiva di routine.
Eliminare utenti disattivati in massa
Elimina gli utenti disattivati nelle aule selezionate, filtrando per profilo. Se l'utente non ha altre aule oltre a quelle selezionate, scompare completamente dal campus.
⚠️Azione senza ritorno
Non importa il ruolo: se l'utente eliminato è un docente, si perdono tutti i materiali che ha caricato, senza eccezioni — il contenuto non resta orfano né viene riassegnato, scompare insieme a lui. Vedi anche lo strumento Eliminare unità, nella sezione Contenuti, all'interno di Gestione delle unità.
💡 Raccomandazione per le istituzioni di grandi dimensioni: Quando più persone condividono una stessa cattedra o gruppo, conviene creare utenti generici (per cattedra, non per persona) invece di utenti individuali per docente. Se qualcuno va in pensione o lascia il gruppo, non è necessario mantenere attivo il suo utente «perché ha tutto il materiale caricato» — il materiale resta nell'utente generico, che continua a essere utilizzato. Inoltre, il contenuto risulta associato al ruolo e non alla persona, il che è anche più ordinato dal punto di vista istituzionale.
Ha bisogno di una mano con un caso specifico prima di eseguire uno strumento di massa? Scriva a soporte@educativa.com e lo analizzeremo insieme.
Team educativa / Amministrazione del campus