Le metriche Le dicono quanto viene usato il campus. Ma spesso la domanda è più concreta: chi ha fatto cosa, quando e dove? È a questo che serve l'Analitica, e vale la pena percorrerla pensandola al contrario: non a partire dal report che andrà a estrarre, ma da ciò che ha bisogno di scoprire.
Nella scheda Analitica convivono il riepilogo e il dettaglio. Le Metriche e i Report avanzati Le mostrano il quadro generale: l'uso complessivo del campus, lo spazio su disco, il movimento tra le aule. È la vista del bosco. Ma quando ha bisogno di seguire un albero preciso —una persona, un'azione, una data— il posto giusto è Utenti, Attività e, soprattutto, Audit.
Percorriamo queste tre a partire dalle domande che si ripetono più spesso nell'amministrazione.
🔎Ha bisogno di sapere cosa ha fatto una persona (o più persone) nel campus?
È il terreno del sottomenu Utenti. Accede a una schermata di filtri dove può restringere per utente (la ricerca riguarda nome utente, nome e cognome), profilo (elenca chi ricopre quel ruolo in almeno un'aula), stato (attivati, disattivati o tutti) e un intervallo di date. Un dettaglio fondamentale: le date non cambiano chi compare nell'elenco, influiscono soltanto sulle colonne Interazioni e Ultima interazione.
L'elenco Le mostra ogni utente con le sue iscrizioni, le sue interazioni e la sua ultima attività. E per ogni riga ha due pulsanti che sono il cuore di questa sezione: generare il report di tracciabilità o quello di partecipazione. Se fa clic sul nome, accede alla vista filtrata dell'utente, con tutte le sue aule e la possibilità di generare gli stessi report aula per aula.
Il report di tracciabilità ricostruisce l'attività passo dopo passo. E la ricostruisce davvero: se filtra solo per utente, compaiono anche i suoi spostamenti fuori dalle aule —l'accesso al campus, la Scrivania— e persino registrazioni in aule a cui non appartiene più o che sono state eliminate. È la risposta migliore quando qualcuno chiede « cos'è successo a questo utente? ».
📊Vuole misurare come ha partecipato, non solo se è entrato?
Allora quello che cerca è il report di partecipazione, generato dalle stesse schermate. Invece di « cosa ha fatto », risponde a « quanto e dove si è coinvolto »: avanzamento, interazioni, prima e ultima interazione, tempo stimato di utilizzo e numero di e-mail inviate, suddiviso per sezioni dell'aula.
Questa suddivisione per sezioni è ciò che lo rende utile per il monitoraggio pedagogico. Nei forum conta non solo gli argomenti, ma in quanti la persona è intervenuta e quanti interventi ha fatto; nelle wiki, in quante ha lasciato almeno una modifica; e lo stesso con file, siti, sondaggi o annunci, distinguendo ciò che esiste da ciò che quell'utente ha caricato.
Un dato preciso per leggere bene i numeri: il tempo stimato di utilizzo considera al massimo 30 minuti tra un clic e l'altro. Se qualcuno lascia la scheda aperta, quel tempo morto non viene conteggiato.
📉Sta rimanendo indietro qualcuno?
A questo serve il menu Attività, pensato per rivedere le condizioni di accesso. Le permette di filtrare per utenti senza accesso e per utenti che non accedono da N giorni, e restituisce l'elenco con nome, e-mail e iscrizioni di ciascuno.
È lo strumento di monitoraggio per eccellenza: individua in tempo chi si sta staccando dal percorso. E poiché ogni Id è un collegamento diretto alla vista dell'utente, può passare da « questa persona non accede da 20 giorni » a vederne il dettaglio completo con un clic.
Il cuore di questa nota
🛡️Ha bisogno di sapere chi ha eseguito una determinata azione nell'amministrazione, e quando?
Qui entriamo nell'Audit, dove l'Analitica smette di guardare i partecipanti e inizia a guardare noi che amministriamo. È il registro delle azioni eseguite nell'amministrazione dagli utenti autorizzati ad accedervi. In parole semplici: chi ha toccato cosa.
Il filtro è sobrio e potente. Indica —se vuole— un utente, sceglie i processi che le interessa rivedere e un intervallo di date. Il risultato Le mostra, per ogni azione, il numero di volte in cui è stata eseguita; e facendo clic su quel numero, vede esattamente quali sono state. Conviene restringere bene i filtri: un report enorme è difficile da leggere e pesante per il server.
La cosa interessante è tutto ciò che resta registrato. Non è solo « è stata modificata un'aula ». La gamma di azioni verificabili comprende, tra le tante:
- Aule e utenti: creazioni, eliminazioni e modifiche; attivare/disattivare; copiare aule; copiare, spostare, iscrivere e importare utenti tra le aule.
- Programma: creazione, modifica ed eliminazione di unità, testi, materiale di studio, attività, valutazioni, sondaggi, dibattiti, pacchetti SCORM e risorse LTI.
- IA / Corso tutorato: addestrare e riaddestrare il tutor, annullare addestramenti, azioni massive e modifiche di configurazione (tutor virtuale, OpenAI, Azure, Edu GPT).
- Comunicazione e certificati: invio di certificati (massivo o individuale), messaggi massivi, avvisi di monitoraggio e avvisi massivi di notizie e forum.
A ciò si aggiungono strumenti come riassegnare il responsabile dei contenuti, ripulire il repository o cambiare la lingua globale dell'amministrazione. È, di fatto, la memoria istituzionale di ciò che si fa dietro le quinte: preziosissima quando occorre ricostruire una modifica, chiarire un dubbio o semplicemente avere chiarezza su chi ha deciso cosa.
Un dettaglio da tenere presente: i report di Audit vengono forniti con le date in base all'utente che li genera. Vale la pena considerarlo se confronta le registrazioni tra più persone.
⚙️Quattro buone pratiche valide per l'intera scheda
Filtri sempre il più possibile. Un report molto esteso è difficile da analizzare e molto impegnativo per il server. Non estragga tutto se deve guardare una sola persona.
Restringa per data. Raramente serve riportare sei mesi per vedere cos'è successo due giorni fa.
Scelga bene l'orario. Conviene generare i report nei momenti di basso utilizzo; eviti la fascia delle 18, che di solito è quella di maggior accesso.
Ricordi lo storico. Per impostazione predefinita si consultano fino a sei mesi indietro (estendibile temporaneamente tramite il supporto). Per un anno, conviene generare due report, uno per semestre. Gli output di tracciabilità e partecipazione arrivano in formato xlsx.
Il riepilogo non si sostituisce: si completa
Le Metriche e i Report avanzati restano il punto di partenza per capire il polso del campus. Ciò che Utenti, Attività e Audit aggiungono è la capacità di scendere al caso concreto: seguire una persona, recuperare chi sta rimanendo indietro e sapere con precisione chi ha fatto ogni cosa nell'amministrazione. È questa la differenza tra guardare il bosco e poter seguire l'albero.
E se a un certo punto il risultato non Le basta —ha bisogno di un dettaglio aggiuntivo, non trova un'azione che vuole verificare o desidera aiuto per interpretare ciò che vede— scriva a soporte@educativa.com indicando i filtri utilizzati e l'azione su cui ha dubbi.
Il team educativa / Rep. Supporto educativa