Comme nous le savons, les décisions des grandes entreprises technologiques influencent les usages de chacun. Et en tant qu'entreprise, il ne nous reste souvent qu'à nous adapter et à chercher les meilleures solutions possibles. C'est exactement ce que nous avons fait face à un changement que vous avez peut-être remarqué ces derniers mois.
Ce qui s'est passé
Google — et avec lui la plupart des grands fournisseurs de messagerie — a durci les règles d'envoi des e-mails. Lorsque de nombreux messages sont envoyés en peu de temps, ces plateformes l'interprètent comme un signal suspect et commencent à pénaliser : les messages arrivent dans le dossier de spam et les rebonds augmentent. Les rebonds sont des e-mails qui partent et reviennent sans atteindre leur destinataire : ils font des allers-retours, s'accumulent et génèrent des tâches, sans jamais remplir leur objectif, qui est de parvenir à la personne. Tout cela dégrade la réputation d'expéditeur et, avec elle, la probabilité que les e-mails arrivent dans la boîte de réception.
L'habitude que nous avions d'envoyer une actualité ou un avis de suivi et de le voir arriver automatiquement à tous, instantanément, n'était plus viable telle que nous la connaissions.
Ce que nous avons fait
Plutôt que d'attendre que le problème nous contraigne, nous avons pris le sujet en main et réalisé un développement propre, à partir de zéro, qui agit sur deux fronts :
⚙️Mettre en file d'attente et réguler les envois
Le système gère la quantité d'e-mails qui partent par unité de temps, afin que Google n'interprète pas cette activité comme un abus. Les e-mails partent de manière échelonnée, en préservant la réputation d'expéditeur.
✉️Permettre le désabonnement
Chaque personne peut se désabonner des envois qu'elle ne souhaite pas recevoir. C'est essentiel : lorsqu'une personne ne veut pas d'un e-mail et n'a aucun moyen de ne plus le recevoir, elle le signale comme spam, et chaque signalement nuit à la réputation d'expéditeur. Proposer clairement le désabonnement aide à la préserver. Cette option est déjà disponible dans les Actualités et les avis de Forums, et nous travaillons à l'étendre aux avis de suivi et à la messagerie (tout n'est pas encore prêt, mais c'est la direction prise).
Ce qui change pour vous
Le changement d'habitude est simple, et la bonne nouvelle est que vous disposez désormais d'une option de planification pour garantir le succès de chaque envoi : l'avis de suivi programmé. Au lieu de dépendre de l'envoi immédiat, vous pouvez planifier à l'avance le départ de chaque communication et donner ainsi au système la marge dont il a besoin pour qu'elle arrive à temps.
Le principe est d'anticiper un peu. Selon le nombre d'e-mails à envoyer, il peut être utile d'avancer l'envoi d'un ou de plusieurs jours : plus l'envoi est volumineux, plus il convient de lui laisser de marge. Par exemple :
💡Si vous avez besoin que la communication arrive le 17, programmez l'envoi pour le 16 et précisez explicitement dans le texte que l'événement a lieu le 17.
Le système dispose ainsi de la marge nécessaire pour libérer les e-mails de façon régulée, et votre public reçoit l'information à temps et dans la boîte de réception, pas dans le spam.
Pour vous accompagner dans ce changement, nous avons préparé un manuel pas à pas (en espagnol) : Manuel de communication.
Comment nous priorisons les envois
Pour que l'important ne reste pas en attente, nous avons établi un tableau de priorités. Certains e-mails sont urgents et passent en premier, quelle que soit la file d'attente ; d'autres peuvent attendre un peu plus, car leur information reste disponible ailleurs. Par exemple :
🔴Priorité haute
La création d'un utilisateur ou la demande de récupération de mot de passe sont urgentes et passent en premier.
🔵Priorité basse
L'avis de participation à un forum peut attendre son tour, d'autant qu'il est aussi visible en contexte dans le campus.
Comme toute catégorisation, elle comporte une part d'arbitraire, mais la logique de fond est simple : que ce qui est nécessaire d'urgence arrive au plus vite. Si vous avez besoin de la connaître en détail, nous pouvons vous communiquer le tableau complet des priorités.
Quelques recommandations
De petites actions de votre côté contribuent grandement à ce que les e-mails arrivent et à ce que le système fonctionne mieux :
✅Vérifiez les adresses e-mail enregistrées
Assurez-vous qu'elles sont correctement saisies et supprimez les adresses inventées — du type borrar@borrar.com.ar — que certaines personnes indiquent parce qu'elles ne veulent pas recevoir d'e-mails. Ces adresses ne génèrent que des rebonds.
🎯Choisissez ce que vous communiquez par e-mail
Déterminez si l'e-mail est le canal le plus adapté à chaque message et quelles communications vous souhaitez réellement envoyer par cette voie.
💬Ajoutez WhatsApp lorsque c'est pertinent
Vous pouvez définir des numéros WhatsApp différents par classe, ce qui permet un contact plus direct. Cela dépend de la politique de l'institution et de la personne responsable de la classe. Vous pouvez également inclure WhatsApp dans le catalogue.
En résumé
- Google a modifié les règles de l'envoi massif d'e-mails.
- Les envois non régulés entraînent du spam, des rebonds et des pénalités qui nuisent à la réputation d'expéditeur.
- Nous avons développé notre propre solution, qui met en file d'attente et régule les envois et ajoute l'option de désabonnement (déjà disponible dans les Actualités et les avis de Forums ; à venir pour les avis de suivi et la messagerie).
- La nouvelle façon de travailler ajoute une option de planification : programmer les avis de suivi à l'avance pour garantir le succès de l'envoi.
- Les e-mails partent en file d'attente et selon un tableau de priorités : ce qui est urgent (création d'utilisateur, récupération de mot de passe) passe en premier.
Nous ne pouvons pas changer les décisions des grandes entreprises technologiques, mais nous pouvons nous adapter et y répondre. C'est l'objectif de ce développement : maintenir un service de messagerie efficace et tout mettre en œuvre pour que vos communications importantes arrivent à destination.
Équipe educativa