Como sabemos, las decisiones de las grandes empresas de tecnología nos afectan a todos en nuestros usos y costumbres. Y como empresa, muchas veces solo nos queda adaptarnos y buscar las mejores soluciones posibles. Eso es exactamente lo que hicimos frente a un cambio que quizás notaste en los últimos meses.
Qué pasó
Google —y con él la mayoría de los grandes proveedores de correo— endureció las reglas para el envío de mails. Cuando se mandan muchos correos en poco tiempo, esas plataformas lo interpretan como una señal sospechosa y empiezan a penalizar: los mensajes caen en la bandeja de spam y aumentan los rebotes. Los rebotes son correos que salen y vuelven sin llegar a destino: van y vienen, se acumulan y generan tareas, pero nunca cumplen su objetivo, que es llegar a la persona. Todo esto deteriora la reputación de envío y, con ella, la probabilidad de que los correos lleguen a la bandeja de entrada.
La costumbre que teníamos de mandar una noticia o un aviso de seguimiento y que llegara automáticamente a todos, al instante, dejó de ser viable tal como la conocíamos.
Qué hicimos
En lugar de esperar a que el problema nos condicionara, tomamos el tema en nuestras manos e hicimos un desarrollo propio, desde cero, que trabaja en dos frentes:
⚙️Encolar y regular los envíos
El sistema administra la cantidad de correos que salen por unidad de tiempo, de manera que Google no interprete el movimiento como abuso. Los mails salen de forma escalonada, cuidando la reputación de envío.
✉️Permitir la desuscripción
Cada persona puede darse de baja de los envíos que no desea recibir. Esto es clave: cuando alguien no quiere un correo y no tiene cómo dejar de recibirlo, lo manda a spam, y cada reporte de spam perjudica la reputación de envío. Ofrecer la baja de manera clara ayuda a cuidarla. Esta opción ya está disponible en Noticias y en avisos de Foros, y estamos trabajando para extenderla a avisos de seguimiento y mensajería (todavía no está todo listo, pero es el camino).
Qué cambia para ti
El cambio de costumbre es sencillo, y la buena noticia es que ahora tienes una opción de planificación para asegurarte el éxito de cada envío: el aviso de seguimiento programado. En lugar de depender del envío inmediato, puedes planificar con anticipación cuándo sale cada comunicación y así darle al sistema el margen que necesita para que llegue a tiempo.
La lógica es anticiparte un poco. Según la cantidad de correos que necesites enviar, puede convenirte adelantarte uno o varios días: cuanto más grande es el envío, más margen conviene darle. Por ejemplo:
💡Si necesitas que la comunicación llegue el 17, programa el envío para el 16, y en el texto aclaras explícitamente que el evento sucede el 17.
Así el sistema tiene margen para ir liberando los correos de forma regulada, y tu audiencia recibe la información a tiempo y en la bandeja de entrada, no en spam.
Para acompañarte en este cambio, preparamos un manual con el paso a paso: Manual de comunicación.
Cómo priorizamos los envíos
Para que lo importante no quede esperando, armamos una tabla de priorizaciones. Algunos correos son urgentes y pasan primero, sin importar si hay cola; otros pueden esperar un poco más porque su información sigue disponible en otro lado. Por ejemplo:
🔴Prioridad alta
El alta de un usuario o el pedido de recuperación de clave son urgentes y pasan primero.
🔵Prioridad baja
El aviso de participación en un foro puede esperar su turno, porque además se ve en contexto dentro del campus.
Como toda categorización, tiene algo de arbitrario, pero la lógica de fondo es simple: que lo que se necesita con urgencia llegue cuanto antes. Si necesitas conocerla en detalle, podemos explicitarte la tabla completa de priorizaciones.
Algunas recomendaciones
Hay pequeñas acciones de tu lado que ayudan muchísimo a que los correos lleguen y a que el sistema trabaje mejor:
✅Revisa las direcciones de correo dadas de alta
Verifica que estén correctamente escritas y elimina los mails inventados —del tipo borrar@borrar.com.ar— que algunas personas cargan porque no quieren recibir correos. Esas direcciones solo generan rebotes.
🎯Elige qué comunicar por correo
Define si el mail es el medio más idóneo para cada mensaje y qué comunicaciones realmente quieres que salgan por esta vía.
💬Suma WhatsApp cuando corresponda
Tienes la posibilidad de incluir números de WhatsApp distintos por aula, lo que permite un acercamiento más directo. Esto depende de la política institucional y de la persona a cargo del aula. También puedes incluir WhatsApp en el catálogo.
En resumen
- Google cambió las reglas del envío masivo de correos.
- Los envíos sin regular derivan en spam, rebotes y penalizaciones que afectan la reputación de envío.
- Desarrollamos una solución propia que encola y regula los envíos y suma la opción de desuscripción (ya disponible en Noticias y avisos de Foros; en camino para avisos de seguimiento y mensajería).
- La nueva forma de trabajar suma una opción de planificación: programar los avisos de seguimiento con anticipación para asegurar el éxito del envío.
- Los correos salen en cola y con una tabla de priorizaciones: lo urgente (alta de usuario, recuperación de clave) pasa primero.
No podemos cambiar las decisiones de las grandes tecnológicas, pero sí podemos adaptarnos y responder. Este desarrollo apunta a eso: mantener un servicio de correo efectivo y hacer todo lo posible para que tus comunicaciones importantes lleguen a destino.
Equipo educativa