Como sabemos, as decisões das grandes empresas de tecnologia afetam os hábitos de todos nós. E, como empresa, muitas vezes só nos resta nos adaptar e buscar as melhores soluções possíveis. Foi exatamente o que fizemos diante de uma mudança que talvez você tenha notado nos últimos meses.
O que aconteceu
O Google — e com ele a maioria dos grandes provedores de e-mail — endureceu as regras para o envio de e-mails. Quando muitas mensagens são enviadas em pouco tempo, essas plataformas interpretam isso como um sinal suspeito e começam a penalizar: as mensagens caem na caixa de spam e os retornos aumentam. Os retornos (bounces) são e-mails que saem e voltam sem chegar ao destino: vão e vêm, se acumulam e geram tarefas, mas nunca cumprem seu objetivo, que é chegar à pessoa. Tudo isso deteriora a reputação de envio e, com ela, a probabilidade de os e-mails chegarem à caixa de entrada.
O costume que tínhamos de enviar uma notícia ou um aviso de acompanhamento e ele chegar automaticamente a todos, na hora, deixou de ser viável como o conhecíamos.
O que fizemos
Em vez de esperar que o problema nos limitasse, assumimos o tema e criamos um desenvolvimento próprio, do zero, que atua em duas frentes:
⚙️Enfileirar e regular os envios
O sistema administra a quantidade de e-mails que saem por unidade de tempo, de modo que o Google não interprete o movimento como abuso. Os e-mails saem de forma escalonada, cuidando da reputação de envio.
✉️Permitir o cancelamento da inscrição
Cada pessoa pode deixar de receber os envios que não deseja. Isso é fundamental: quando alguém não quer um e-mail e não tem como deixar de recebê-lo, marca-o como spam, e cada denúncia de spam prejudica a reputação de envio. Oferecer o cancelamento de forma clara ajuda a preservá-la. Essa opção já está disponível em Notícias e nos avisos de Fóruns, e estamos trabalhando para estendê-la a avisos de acompanhamento e mensagens (ainda não está tudo pronto, mas esse é o caminho).
O que muda para você
A mudança de hábito é simples, e a boa notícia é que agora você tem uma opção de planejamento para garantir o sucesso de cada envio: o aviso de acompanhamento programado. Em vez de depender do envio imediato, você pode planejar com antecedência quando cada comunicação sai e, assim, dar ao sistema a margem necessária para que chegue a tempo.
A lógica é se antecipar um pouco. Conforme a quantidade de e-mails que você precisa enviar, pode ser conveniente adiantar um ou vários dias: quanto maior o envio, mais margem convém dar. Por exemplo:
💡Se você precisa que a comunicação chegue no dia 17, programe o envio para o dia 16 e deixe explícito no texto que o evento acontece no dia 17.
Assim o sistema tem margem para liberar os e-mails de forma regulada, e o seu público recebe a informação a tempo e na caixa de entrada, não no spam.
Para acompanhar você nessa mudança, preparamos um manual com o passo a passo (em espanhol): Manual de comunicação.
Como priorizamos os envios
Para que o que é importante não fique esperando, montamos uma tabela de prioridades. Alguns e-mails são urgentes e passam primeiro, independentemente da fila; outros podem esperar um pouco mais porque sua informação continua disponível em outro lugar. Por exemplo:
🔴Prioridade alta
O cadastro de um usuário ou o pedido de recuperação de senha são urgentes e passam primeiro.
🔵Prioridade baixa
O aviso de participação em um fórum pode esperar a sua vez, porque além disso é visto em contexto dentro do campus.
Como toda categorização, ela tem algo de arbitrário, mas a lógica de fundo é simples: que aquilo de que se precisa com urgência chegue o quanto antes. Se você precisar conhecê-la em detalhe, podemos compartilhar a tabela completa de prioridades.
Algumas recomendações
Há pequenas ações do seu lado que ajudam muito para que os e-mails cheguem e o sistema trabalhe melhor:
✅Revise os endereços de e-mail cadastrados
Verifique se estão escritos corretamente e elimine os e-mails inventados — do tipo borrar@borrar.com.ar — que algumas pessoas informam porque não querem receber e-mails. Esses endereços só geram retornos.
🎯Escolha o que comunicar por e-mail
Defina se o e-mail é o meio mais adequado para cada mensagem e quais comunicações você realmente quer que saiam por essa via.
💬Inclua o WhatsApp quando fizer sentido
Você pode definir números de WhatsApp diferentes por sala de aula, o que permite uma aproximação mais direta. Isso depende da política institucional e da pessoa responsável pela sala. Também é possível incluir o WhatsApp no catálogo.
Em resumo
- O Google mudou as regras do envio em massa de e-mails.
- Os envios sem regulação resultam em spam, retornos e penalizações que afetam a reputação de envio.
- Desenvolvemos uma solução própria que enfileira e regula os envios e acrescenta a opção de cancelamento da inscrição (já disponível em Notícias e avisos de Fóruns; a caminho para avisos de acompanhamento e mensagens).
- A nova forma de trabalhar acrescenta uma opção de planejamento: programar os avisos de acompanhamento com antecedência para garantir o sucesso do envio.
- Os e-mails saem em fila e com uma tabela de prioridades: o que é urgente (cadastro de usuário, recuperação de senha) passa primeiro.
Não podemos mudar as decisões das grandes empresas de tecnologia, mas podemos nos adaptar e responder. Este desenvolvimento busca isso: manter um serviço de e-mail eficaz e fazer todo o possível para que as suas comunicações importantes cheguem ao destino.
Equipe educativa