Come sappiamo, le decisioni delle grandi aziende tecnologiche incidono sulle abitudini di tutti noi. E come azienda, spesso non ci resta che adattarci e cercare le migliori soluzioni possibili. È esattamente ciò che abbiamo fatto di fronte a un cambiamento che forse ha notato negli ultimi mesi.
Che cosa è successo
Google — e con esso la maggior parte dei grandi provider di posta — ha inasprito le regole per l'invio delle e-mail. Quando si inviano molti messaggi in poco tempo, queste piattaforme lo interpretano come un segnale sospetto e iniziano a penalizzare: i messaggi finiscono nella cartella dello spam e aumentano i rimbalzi. I rimbalzi (bounce) sono e-mail che partono e tornano indietro senza arrivare a destinazione: vanno e vengono, si accumulano e generano lavoro, ma non raggiungono mai il loro scopo, cioè arrivare alla persona. Tutto questo deteriora la reputazione di invio e, con essa, la probabilità che le e-mail arrivino nella posta in arrivo.
L'abitudine di inviare una notizia o un avviso di monitoraggio e vederlo arrivare automaticamente a tutti, all'istante, non era più praticabile così come la conoscevamo.
Che cosa abbiamo fatto
Invece di aspettare che il problema ci condizionasse, abbiamo preso in mano la questione e realizzato uno sviluppo proprio, da zero, che opera su due fronti:
⚙️Mettere in coda e regolare gli invii
Il sistema gestisce la quantità di e-mail che partono per unità di tempo, in modo che Google non interpreti l'attività come un abuso. Le e-mail partono in modo scaglionato, tutelando la reputazione di invio.
✉️Consentire la disiscrizione
Ogni persona può disiscriversi dagli invii che non desidera ricevere. È un punto chiave: quando qualcuno non vuole un'e-mail e non ha modo di smettere di riceverla, la segnala come spam, e ogni segnalazione danneggia la reputazione di invio. Offrire la disiscrizione in modo chiaro aiuta a tutelarla. Questa opzione è già disponibile nelle Notizie e negli avvisi dei Forum, e stiamo lavorando per estenderla agli avvisi di monitoraggio e alla messaggistica (non è ancora tutto pronto, ma la strada è questa).
Che cosa cambia per Lei
Il cambio di abitudine è semplice, e la buona notizia è che ora dispone di un'opzione di pianificazione per assicurare il successo di ogni invio: l'avviso di monitoraggio programmato. Invece di dipendere dall'invio immediato, può pianificare in anticipo quando parte ogni comunicazione e dare così al sistema il margine necessario perché arrivi in tempo.
La logica è anticipare un po'. In base alla quantità di e-mail da inviare, può convenire anticipare di uno o più giorni: più l'invio è grande, più margine conviene lasciargli. Per esempio:
💡Se ha bisogno che la comunicazione arrivi il 17, programmi l'invio per il 16 e specifichi esplicitamente nel testo che l'evento si svolge il 17.
In questo modo il sistema ha il margine per rilasciare le e-mail in modo regolato, e il Suo pubblico riceve l'informazione in tempo e nella posta in arrivo, non nello spam.
Per accompagnarLa in questo cambiamento, abbiamo preparato un manuale passo dopo passo (in spagnolo): Manuale di comunicazione.
Come diamo priorità agli invii
Perché ciò che è importante non resti in attesa, abbiamo definito una tabella delle priorità. Alcune e-mail sono urgenti e passano per prime, indipendentemente dalla coda; altre possono aspettare un po' di più perché la loro informazione resta disponibile altrove. Per esempio:
🔴Priorità alta
La creazione di un utente o la richiesta di recupero della password sono urgenti e passano per prime.
🔵Priorità bassa
L'avviso di partecipazione a un forum può attendere il proprio turno, anche perché è visibile nel suo contesto all'interno del campus.
Come ogni categorizzazione, ha qualcosa di arbitrario, ma la logica di fondo è semplice: ciò che serve con urgenza deve arrivare il prima possibile. Se ha bisogno di conoscerla nel dettaglio, possiamo fornirLe la tabella completa delle priorità.
Alcune raccomandazioni
Ci sono piccole azioni da parte Sua che aiutano moltissimo a far arrivare le e-mail e a far lavorare meglio il sistema:
✅Controlli gli indirizzi e-mail registrati
Verifichi che siano scritti correttamente ed elimini gli indirizzi inventati — del tipo borrar@borrar.com.ar — che alcune persone inseriscono perché non vogliono ricevere e-mail. Questi indirizzi generano soltanto rimbalzi.
🎯Scelga che cosa comunicare via e-mail
Stabilisca se l'e-mail è il canale più adatto per ciascun messaggio e quali comunicazioni desidera davvero inviare in questo modo.
💬Aggiunga WhatsApp quando opportuno
Ha la possibilità di indicare numeri WhatsApp diversi per ogni aula, il che consente un contatto più diretto. Dipende dalla politica dell'istituzione e dalla persona responsabile dell'aula. Può inoltre includere WhatsApp nel catalogo.
In sintesi
- Google ha cambiato le regole dell'invio massivo di e-mail.
- Gli invii non regolati portano a spam, rimbalzi e penalizzazioni che incidono sulla reputazione di invio.
- Abbiamo sviluppato una soluzione propria che mette in coda e regola gli invii e aggiunge l'opzione di disiscrizione (già disponibile nelle Notizie e negli avvisi dei Forum; in arrivo per gli avvisi di monitoraggio e la messaggistica).
- Il nuovo modo di lavorare aggiunge un'opzione di pianificazione: programmare in anticipo gli avvisi di monitoraggio per assicurare il successo dell'invio.
- Le e-mail partono in coda e secondo una tabella delle priorità: ciò che è urgente (creazione utente, recupero password) passa per primo.
Non possiamo cambiare le decisioni delle grandi aziende tecnologiche, ma possiamo adattarci e rispondere. Questo sviluppo punta proprio a questo: mantenere un servizio di posta efficace e fare tutto il possibile perché le Sue comunicazioni importanti arrivino a destinazione.
Team educativa