Wie wir wissen, wirken sich die Entscheidungen der großen Technologieunternehmen auf die Gewohnheiten von uns allen aus. Und als Unternehmen bleibt uns oft nur, uns anzupassen und nach den bestmöglichen Lösungen zu suchen. Genau das haben wir angesichts einer Änderung getan, die Sie in den letzten Monaten vielleicht bemerkt haben.
Was passiert ist
Google – und mit ihm die meisten großen E-Mail-Anbieter – hat die Regeln für den E-Mail-Versand verschärft. Werden in kurzer Zeit viele E-Mails verschickt, werten diese Plattformen das als verdächtiges Signal und beginnen zu sanktionieren: Die Nachrichten landen im Spam-Ordner und die Bounces nehmen zu. Bounces sind E-Mails, die verschickt werden und zurückkommen, ohne ihr Ziel zu erreichen: Sie gehen hin und her, sammeln sich an und verursachen Aufwand, erfüllen aber nie ihren Zweck, nämlich die Person zu erreichen. All das verschlechtert die Absenderreputation und damit die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails im Posteingang ankommen.
Die Gewohnheit, eine Neuigkeit oder eine Nachverfolgungsbenachrichtigung zu verschicken, die automatisch und sofort bei allen ankommt, war in der bisherigen Form nicht mehr tragfähig.
Was wir getan haben
Statt abzuwarten, bis das Problem uns einschränkt, haben wir das Thema selbst in die Hand genommen und eine eigene Lösung von Grund auf entwickelt, die an zwei Stellen ansetzt:
⚙️Versand in Warteschlange stellen und regulieren
Das System steuert, wie viele E-Mails pro Zeiteinheit verschickt werden, damit Google die Aktivität nicht als Missbrauch wertet. Die E-Mails gehen gestaffelt hinaus und schonen so die Absenderreputation.
✉️Abmeldung ermöglichen
Jede Person kann sich von den Sendungen abmelden, die sie nicht erhalten möchte. Das ist entscheidend: Wer eine E-Mail nicht möchte und keine Möglichkeit hat, sie abzubestellen, markiert sie als Spam, und jede Spam-Meldung schadet der Absenderreputation. Eine klar angebotene Abmeldung hilft, sie zu schützen. Diese Option ist bereits in Neuigkeiten und in Forenbenachrichtigungen verfügbar, und wir arbeiten daran, sie auf Nachverfolgungsbenachrichtigungen und Nachrichten auszuweiten (noch ist nicht alles fertig, aber das ist der Weg).
Was sich für Sie ändert
Die Umstellung ist einfach, und die gute Nachricht ist, dass Sie jetzt eine Planungsoption haben, um den Erfolg jeder Sendung sicherzustellen: die geplante Nachverfolgungsbenachrichtigung. Statt sich auf den sofortigen Versand zu verlassen, können Sie im Voraus planen, wann jede Mitteilung verschickt wird, und dem System so den Spielraum geben, den es braucht, damit sie rechtzeitig ankommt.
Der Grundgedanke ist, etwas vorauszuplanen. Je nach Anzahl der zu versendenden E-Mails kann es sinnvoll sein, einen oder mehrere Tage früher zu beginnen: Je größer die Sendung, desto mehr Spielraum sollte sie bekommen. Zum Beispiel:
💡Wenn die Mitteilung am 17. ankommen soll, planen Sie den Versand für den 16. und weisen Sie im Text ausdrücklich darauf hin, dass das Ereignis am 17. stattfindet.
So hat das System Spielraum, die E-Mails reguliert freizugeben, und Ihre Zielgruppe erhält die Information rechtzeitig und im Posteingang, nicht im Spam.
Um Sie bei dieser Umstellung zu begleiten, haben wir ein Handbuch mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt (auf Spanisch): Kommunikationshandbuch.
Wie wir den Versand priorisieren
Damit Wichtiges nicht warten muss, haben wir eine Prioritätentabelle erstellt. Manche E-Mails sind dringend und gehen zuerst hinaus, unabhängig von der Warteschlange; andere können etwas länger warten, weil ihre Information an anderer Stelle weiterhin verfügbar ist. Zum Beispiel:
🔴Hohe Priorität
Das Anlegen eines Benutzers oder die Anfrage zur Passwortwiederherstellung sind dringend und gehen zuerst hinaus.
🔵Niedrige Priorität
Die Benachrichtigung über einen Beitrag in einem Forum kann warten, bis sie an der Reihe ist, zumal der Beitrag auch im Kontext innerhalb des Campus sichtbar ist.
Wie jede Kategorisierung hat sie etwas Willkürliches, aber die Logik dahinter ist einfach: Was dringend gebraucht wird, soll so schnell wie möglich ankommen. Wenn Sie sie im Detail kennen möchten, stellen wir Ihnen die vollständige Prioritätentabelle gern zur Verfügung.
Einige Empfehlungen
Es gibt kleine Maßnahmen auf Ihrer Seite, die sehr dazu beitragen, dass E-Mails ankommen und das System besser arbeitet:
✅Prüfen Sie die hinterlegten E-Mail-Adressen
Vergewissern Sie sich, dass sie korrekt geschrieben sind, und entfernen Sie erfundene Adressen – etwa borrar@borrar.com.ar –, die manche Personen eintragen, weil sie keine E-Mails erhalten möchten. Solche Adressen erzeugen nur Bounces.
🎯Wählen Sie aus, was Sie per E-Mail kommunizieren
Legen Sie fest, ob die E-Mail für die jeweilige Nachricht der geeignetste Kanal ist und welche Mitteilungen Sie wirklich auf diesem Weg versenden möchten.
💬Ergänzen Sie WhatsApp, wo es sinnvoll ist
Sie können pro Kursraum eine eigene WhatsApp-Nummer hinterlegen, was einen direkteren Kontakt ermöglicht. Das hängt von den Richtlinien der Institution und von der für den Kursraum verantwortlichen Person ab. WhatsApp lässt sich auch im Katalog einbinden.
Zusammengefasst
- Google hat die Regeln für den Massenversand von E-Mails geändert.
- Unregulierter Versand führt zu Spam, Bounces und Sanktionen, die die Absenderreputation beeinträchtigen.
- Wir haben eine eigene Lösung entwickelt, die den Versand in eine Warteschlange stellt und reguliert und die Option zur Abmeldung ergänzt (bereits verfügbar in Neuigkeiten und Forenbenachrichtigungen; für Nachverfolgungsbenachrichtigungen und Nachrichten in Arbeit).
- Die neue Arbeitsweise bringt eine Planungsoption mit: Nachverfolgungsbenachrichtigungen im Voraus planen, um den Erfolg der Sendung sicherzustellen.
- Die E-Mails gehen über eine Warteschlange und nach einer Prioritätentabelle hinaus: Dringendes (Benutzeranlage, Passwortwiederherstellung) kommt zuerst.
Wir können die Entscheidungen der großen Technologiekonzerne nicht ändern, aber wir können uns anpassen und reagieren. Darauf zielt diese Entwicklung ab: einen wirksamen E-Mail-Dienst aufrechtzuerhalten und alles dafür zu tun, dass Ihre wichtigen Mitteilungen ihr Ziel erreichen.
educativa-Team