Una introducción al Sistema de Gestión de Desempeño (SGD): qué roles intervienen, sus etapas, y sus componentes principales: escala ordinal, competencias, objetivos, evaluación global y reportes.
¿Qué es y para qué sirve el SGD?
Es un proceso continuo para planificar, monitorizar, evaluar y potenciar el desempeño de las personas en el ámbito laboral.
La evaluación del desempeño de una persona se realiza en base a competencias organizacionales y objetivos personalizados.
Cuando hablamos de Gestión del Desempeño incluimos la definición consensuada de Objetivos junto con la declaración de Competencias, tanto Genéricas como de Conducción, en la organización. Las Competencias Genéricas son metas de base y aplican a todos los colaboradores, mientras que las de Conducción se suman a aquellas y solo aplican a un subgrupo de usuarios con personas a cargo.
Roles que intervienen en el SGD
Colaborador
La evaluación de desempeño será sobre su persona, será el encargado de definir sus propios objetivos, con la posterior revisión de su superior. También deberá autoevaluarse con respecto a la concreción de los objetivos y competencias al finalizar el proceso.
Superior
Será el encargado de consensuar, junto con sus colaboradores, los objetivos anuales para cada uno de ellos. Deberá, además, realizar la evaluación de dichos objetivos, junto con las competencias de la organización y una evaluación global, para cada uno de sus colaboradores, al finalizar el proceso.
Encargado de RRHH
Deberá velar por el correcto funcionamiento de todo el proceso de Gestión de Desempeño. Es el encargado de iniciar y finalizar un ciclo anual de gestión de desempeño, así como también de realizar los cambios de etapa. Tiene la potestad de finalizar o modificar evaluaciones para colaboradores, en el caso que el superior correspondiente no esté actuando sobre ellas en tiempo y forma. Utiliza reportes para monitorizar la evolución del ciclo actual, así como también para consultar información de ciclos anteriores.
Etapas del Sistema de Gestión de Desempeño
Un proceso de Gestión de Desempeño suele tener una duración anual. Se denomina Ciclo Anual de Gestión de Desempeño a una instancia de dicho proceso. El responsable de iniciar, monitorizar, controlar y finalizar un ciclo es el Encargado de RRHH.
Un Ciclo Anual de Gestión de Desempeño se divide en tres etapas consecutivas, cada una con un objetivo específico. Las etapas no pueden saltearse, ni puede haber un regreso a una etapa previa:
- Planificación: la finalidad de esta etapa es establecer, de manera consensuada entre el colaborador y su superior, cuáles serán los objetivos a cumplir en el ciclo vigente. La propuesta inicial debería ser realizada por el colaborador.
- Seguimiento: la finalidad de esta etapa es hacer una revisión sobre los objetivos planteados en la etapa anterior, pudiendo agregar, eliminar o modificar objetivos.
- Evaluación: en esta etapa, tanto el superior como el colaborador realizan la evaluación y autoevaluación, respectivamente, para cada una de las competencias y objetivos consensuados en la etapa anterior. Adicionalmente el superior establece una nota global para las competencias y los objetivos en su totalidad, así como también una nota de evaluación global que contemple el desempeño general del colaborador.
Componentes principales del SGD
Escala Ordinal
Cada organización posee una escala ordinal, compuesta por niveles, que se utilizará para las distintas evaluaciones. Los niveles que la componen tienen un orden de precedencia definido. La escala se utiliza para competencias, objetivos y evaluación global, tanto para evaluaciones como para autoevaluaciones. Por lo general se suelen utilizar hasta 5 niveles.
Competencias
Hacen referencia a cualidades, capacidades o actitudes de la persona, independientemente de cualquier conocimiento técnico que ésta pudiera tener. Son definidas a nivel organización y deben estar alineadas con la misión, visión y valores de la misma. Se espera que todos los colaboradores tengan un nivel de excelencia en las competencias que la organización considera importantes. El grado de cumplimiento de una competencia es evaluado por el propio colaborador (autoevaluación) y por su superior, utilizando los niveles de la escala ordinal.
Objetivos
Los objetivos pertenecen a un colaborador específico, en un ciclo específico. Son metas que el colaborador se fija para cumplir en el Ciclo Anual de Desempeño y NO son globales: deben ser definidos por cada colaborador para un ciclo y luego validados por su superior. Lo ideal es que el objetivo sea cuantificable, medible y tenga una fecha de cumplimiento específica: un cuánto, un cómo y un cuándo. A cada objetivo se le asocia un grado de importancia o prioridad (ponderación), y la suma de los porcentajes de todos los objetivos de un colaborador debe ser 100%.
Evaluación Global
Corresponde a una nota final que el superior determina que merece el desempeño general anual del colaborador. Es subjetiva y debe corresponderse con la percepción final del superior respecto del desempeño en la totalidad del año; en ningún caso debería obtenerse mediante cálculo o como promedio de las notas de objetivos y competencias. Adicionalmente a la nota, se espera que tanto el superior como el colaborador puedan hacer un comentario general del desempeño anual y establecer compromisos de mejora a futuro.
Reportes
El Sistema de Gestión de Desempeño presenta diversos reportes orientados al Administrador de RRHH, que permiten monitorizar y controlar la evolución del ciclo actual, así como obtener información resumida de ciclos anteriores. La idea es que los reportes tengan una orientación a contenido visual y sean específicos en cuanto a la información que otorgan.
Por qué conviene un software de gestión del desempeño
Es habitual encontrar organizaciones que llevan la Gestión de Desempeño mediante planillas de cálculo o, en el otro extremo, con software de alto costo y alta complejidad. Con planillas, el esfuerzo de implementación, seguimiento y consolidación de resultados se vuelve tan complejo que desalienta los ciclos futuros. Con software costoso, el precio termina impidiendo la continuidad del proyecto.
Por eso desarrollamos Ejecutiva Desarrollo, nuestro software de gestión del desempeño, sobre dos premisas: sencillez de uso, para minimizar la curva de aprendizaje de los usuarios, y costo accesible, para minimizar el impacto en el presupuesto. Con este módulo, incluido en la plataforma Ejecutiva, los clientes gestionan los ciclos completos, obtienen indicadores en tiempo real y comparativas entre ciclos o a nivel de usuarios. Al finalizar el ciclo, la plataforma dispone además de un módulo de Autodesarrollo que permite a cada colaborador acceder a recursos para mejorar su desempeño, y trabaja en línea con el módulo de Competencias Técnicas.
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Autor: Manuel Videguren, Analista Funcional educativa. Colaboración: Cecilia Mohni, Dpto. Social educativa.