🧭 Antes del primer alta: definir criterios
Antes de dar de alta a la primera persona conviene definir —vos o tu institución— algunos criterios y sostenerlos parejos. Son decisiones que después no se cambian con facilidad, así que mejor pensarlas una vez.
¿Quién da de alta?
Centralizar las altas en una o dos personas (el webmaster) evita duplicaciones y desorden. Si varios administradores pueden dar de alta, que haya buena coordinación entre ellos.
¿Qué formato tendrá el nombre de usuario?
Nombre.Apellido, Apellido.Nombre, inicial+apellido, documento o legajo. El documento o el legajo suelen ser los más seguros: son únicos, no se duplican y son fáciles de recordar.
Según el contexto: universidad → legajo o libreta; empresa → número de empleado; ONG → documento o código de participante; cursos abiertos → el email como identificador.
¿Qué contraseña inicial?
Lo más seguro es una clave genérica temporal y forzar el cambio en el primer ingreso. Recordá que el sistema no permite que el usuario y la clave sean iguales.
¿Qué datos son obligatorios?
Los mínimos: usuario (único en todo el sistema), clave, apellido, nombre y correo electrónico —fundamental para recuperar la contraseña y recibir avisos—. Opcionales pero útiles: documento, teléfono, organización, foto.
El detalle fino de cómo se arma el archivo (usuario único, clave que el sistema acepta, columnas y orden) está en el material “Armar bien el archivo de altas”.
👤 Alta individual: de a una persona
Conviene cuando agregás una o pocas personas, cuando querés configurar permisos particulares desde el inicio, o cuando es un usuario con características especiales.
- Entrá a Administración → pestaña Usuarios → Agregar.
- Completá los datos obligatorios: usuario (único), clave temporal, apellido, nombre y un email válido.
- Completá los datos adicionales si tu campus los tiene (documento, teléfono, organización, etc.).
- Asigná a la persona a las aulas donde va a participar y, en cada una, elegí su perfil (cursante, tutor, facilitador, coordinador, observador).
- Asigná roles administrativos solo si corresponde (Administrador, Responsable, Webmaster).
- Guardá.
📌 Ojo: el usuario y la clave no pueden ser iguales; el sistema lo rechaza. Y el rol de webmaster se asigna solo a personas de máxima confianza.
Comunicar los datos de acceso
Creada la persona, tiene que saber cómo entrar. Tres caminos: envío automático desde el sistema (rápido, pero a veces cae en spam), comunicación personalizada (más cercana, permite sumar instrucciones) o una sesión de inducción (resuelve dudas en el momento). En todos, recomendá cambiar la contraseña en el primer ingreso.
Hola [Nombre],
Te damos la bienvenida al campus virtual de [Organización]. Estos son tus datos de acceso:
URL: [dirección] · Usuario: [usuario] · Contraseña temporal: [clave]
Te recomendamos cambiar la contraseña al ingresar por primera vez. Ante cualquier dificultad, escribinos a [soporte]. ¡Bienvenido/a!
👥 Alta masiva: importar un listado
Cuando son muchas personas (10, 50, 200…), una por una no es viable: se importa un listado. Conviene al inicio de un ciclo, al lanzar un programa, al migrar desde otro sistema, o cuando ya tenés los datos en una planilla.
El recorrido, de principio a fin
- Preparar el archivo. CSV o TXT, con las columnas en orden fijo —Usuario, Clave, Apellido, Nombre, Email—, sin encabezados ni filas vacías, el documento sin puntos y los emails válidos.
- Guardarlo bien. CSV (coma o punto y coma según tu región) o, ante la duda, TXT delimitado por tabulaciones, que es el formato más compatible.
- Importar. En Administración → Usuarios → Importación: elegí el archivo, indicá el delimitador (; , o tabulador), revisá los usuarios repetidos (actualizar o saltear) y los emails duplicados, y —opcional— asigná a un espacio con un perfil para todos.
- Verificar. Revisá el listado: que se hayan creado todos, que los perfiles sean los correctos y que los emails sean válidos.
⚠️ Errores más comunes: documento con puntos, emails mal escritos, tildes que no se ven bien (encoding) y filas vacías en el archivo.
El armado fino del archivo está en “Armar bien el archivo de altas”; la limpieza previa de los datos (UTF-8, emails, nombres de aula exactos), en “Importación con CSV: normalización”.
🔁 Otras formas de sumar gente
No siempre hace falta importar de cero. Según el caso, hay caminos más rápidos y con menos riesgo de duplicar.
📎 Inscribir a quienes ya existen
Si la gente ya está en el campus (en otros espacios) y necesitás sumarla a uno nuevo, no la importás de nuevo: la inscribís. En Administración → Usuarios → Inscribir, con un .txt simple de nombres de usuario (uno por línea), elegís el espacio y el perfil. Más rápido y sin riesgo de duplicar.
🔀 Copiar o mover entre espacios
Si un grupo ya está en un espacio y tiene que acceder a otro: Administración → Usuarios → Copiar/Mover. Elegís origen, destino y perfil, y decidís:
- Copiar: quedan en ambos espacios (ej.: cursan dos cosas en paralelo).
- Mover: salen del origen y pasan al destino (ej.: terminan Nivel 1 y pasan a Nivel 2).
🌐 Autoinscripción por Catálogo
Si ofrecés cursos abiertos o querés que las personas se inscriban solas, el Catálogo es una vitrina pública donde ven la oferta, se inscriben por su cuenta y generan su propio usuario. Automatiza las inscripciones y te descarga trabajo, a cambio de menos control sobre quién entra. Ideal para cursos abiertos, capacitaciones internas de libre elección o programas comunitarios.
🤔 ¿Cuál conviene en cada caso?
| Vía | Cuándo conviene | Nota |
|---|
| 👤 Alta individual | Una o pocas personas; o cuando querés dar permisos particulares desde el inicio. | Lento si son muchas. |
| 👥 Alta masiva (importación) | Muchas personas nuevas en el campus a la vez. | Requiere el archivo bien armado. |
| 📎 Inscribir existentes | Gente que ya está en el campus y va a un espacio nuevo. | Sin riesgo de duplicar; solo necesitás los usuarios. |
| 🔀 Copiar / Mover | Un grupo que pasa (o se suma) de un espacio a otro. | Definir bien copiar vs. mover. |
| 🌐 Autoinscripción (Catálogo) | Cursos abiertos o inscripción libre. | Menos control sobre quién entra. |
La pregunta que ordena todo: ¿la persona ya existe en el campus? Si no existe → alta (individual o masiva). Si ya existe → inscribir o copiar/mover. Si querés que entren solos → catálogo.
Vinculaciones
Se apoya en Perfiles, roles y permisos (qué es cada perfil que asignás), en Armar bien el archivo de altas y en Importación con CSV: normalización (para el alta masiva), y sigue en El administrador como mediador (acompañar a las personas después del alta).
Dar de alta no es solo crear cuentas: es abrir la puerta del campus. Elegir la vía justa —y avisar bien cómo entrar— también es parte del cuidado.
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